一、建立合同管理制度體系

建立企業(yè)內(nèi)部的合同管理體系，將有利于企業(yè)經(jīng)營安全與效率并存。

1、分級管理制度

分級管理是指將合同行為按照一定標準(如合同金額、合同標的、合同期限、付款時間等)進行劃分，再區(qū)別進行管理。以銷售合同為例，公司可規(guī)定金額在一萬元以下的合同，可由具體業(yè)務人員負責審核、簽署，而一萬元以上的合同行為須由公司法定代表人審核。這種管理模式的優(yōu)勢在于可對業(yè)務人員適當放權，減少公司管理層的工作量，同時公司又能將風險控制在較低范圍內(nèi)。

2、歸一管理制度

所謂歸一管理是指公司內(nèi)部應當建立集中管理公司合同文本、控制合同進度的機構(或由相關部門兼負起這個職能)。合同管理機構負責將公司所有合同文本、往來信函、傳真件原件、信函憑證、送貨憑證的原件及業(yè)務人員的業(yè)務情況進行統(tǒng)一保管。

公司合同歸一管理可實現(xiàn)公司合同文本的集中、統(tǒng)一管理，便于公司負責人及時了解公司全部合同的進展情況;便于集中審查公司業(yè)務人員的業(yè)務進展情況，也有利于對公司業(yè)務人員實現(xiàn)業(yè)績考核。

3、承辦人負責制度

承辦人負責制度設計的目的在于確保公司每筆合同都有相應的專門負責人跟進，不致發(fā)生遺忘及業(yè)務人員責任不清現(xiàn)象。業(yè)務承辦人的工作應當具有相應的連續(xù)性、穩(wěn)定性。從每筆業(yè)務開始，注意審查對應客戶的主體資格、資信狀況、對應客戶授權代表的權限范圍;合同簽署后負責跟進合同生效期限、貨物發(fā)放簽收情況、貨款進帳情況、往來信函資料的收集等事項，若糾紛發(fā)生，還應配合公司負責人、公司法律顧問進行相關訴訟、仲裁活動。

此外，業(yè)務承辦人還應定期將手頭工作進帳情況向公司負責人書面匯報，匯報的內(nèi)容應當包括：截至本月經(jīng)手合同數(shù)量、合同編號、對應客戶、發(fā)貨情況、應付款情況、實付款情況、逾期付款天數(shù)、對方聯(lián)系方式、其他說明事項等。公司負責人簽閱后退還承辦人，承辦人再將公司負責人簽閱后的情況匯報交歸一管理機構存檔、保管。

二、訂立標準化合同文本

訂立標準化合同文本是合同有效管理的必要前提。

與標準化合同文本的制定相關的是與客戶合同文本的主要條款(如付款方式、違約責任、爭議解決機制、擔保問題等等)不能輕易進行變動;若合同文本內(nèi)容最終發(fā)生了變動，則應重新認真審查變更后合同文本的合法性、嚴密性和可行性，必要時由律師進行審查。

此外，鑒于企業(yè)與某些客戶的交易行為往往具有連續(xù)性，若每筆交易都視作一個單獨的合同，一旦客戶方長期拖欠貨款發(fā)生經(jīng)濟糾紛，則勢必會給公司將來的訴訟(或仲裁)帶來不便，因為民事訴訟(或仲裁)中存有“一事一理”的基本理念，即一個訴訟只能針對同一法律關系。為減少將來可能發(fā)生的訴訟(或仲裁)過程中的不便，建議公司與類似客戶可簽訂長期供貨合同，將單筆的交易納入一個長期供貨合同的框架之中，這同時也有利于公司對合同的總體管理。

同時，要慎重設定合同中的違約責任。合同文本中違約責任的約定是把“雙刃劍”，必須進行合理的運用。在司法實踐中，違約責任設定過高或過于苛刻往往會被法院或仲裁委員會認定無效，這就等同于沒有約定違約責任，反而會不利于企業(yè)利益的維護。

三、簽訂合同前應當重視調(diào)查

企業(yè)在經(jīng)營過程中與客戶進行交易應當重視對相關信息的調(diào)查，特別在一些交易數(shù)額較大的交易活動中，類似的調(diào)查活動更顯得尤為重要。這些調(diào)查的范圍主要有如下三種：

1、對合同相對人進行調(diào)查

客戶是公司交易的直接相對人，無論是新客戶還是老客戶，當合同交易額巨大或有跡象表明客戶履約能力發(fā)生異常時，應當進行必要的調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：主體的真實性、合法性、企業(yè)資產(chǎn)(車輛、房屋、上一年度會計報表等)狀況等。

2、對合同相關方展開調(diào)查

合同相關方是可能與合同有關的擔保方，債務承擔方(如約定由第三方付款)，合同履行過程中，相關方擔保能力、債務履行能力出現(xiàn)異常亦有可能危及合同的正常履行，因此也有必要進行一定的調(diào)查。

3、對合同行為的相關財產(chǎn)進行調(diào)查

如合同交易中擔保方提供擔保財產(chǎn)的權屬情況，有無設定抵押、查封等他項權利等情形。

對上述調(diào)查活動應由企業(yè)業(yè)務承辦人具體負責，必要時也可由律師前往進行調(diào)查。

四、注意合同履行過程中的時間問題

部分合同當事人對合同文本中涉及時間的事項往往十分大意。甚至出現(xiàn)了雙方當事人均對合同蓋過公章但又均未標注蓋章日期的情形，在這種情況下一旦雙方發(fā)生爭議，往往難以確認雙方交易的具體時間，導致事實不清、責任不明，甚至還有可能蘊涵其他法律風險。

合同的生效時間也很容易被忽略。合同簽署及履行過程中必須審查合同中有無附條件、附期限等，如有條件或期限約定，應在條件成就或期限屆滿時再履行合同。在司法實踐中，若合同尚未生效而一方即實際發(fā)放貨物的，一旦發(fā)生爭議，法院也只能以“不當?shù)美睘橛膳辛顚Ψ椒颠€原物，而不能按合同中的約定的相關違約責任要求對方承擔，這種狀況無疑將不利于企業(yè)利益的維護。

“合同行為”是現(xiàn)代企業(yè)運營的關鍵因素，不管是對內(nèi)還是對外，都是至關重要。所以公司一定要做好法律風險防范措施!