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國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則(試行)

來(lái)源: 律霸小編整理 · 2020-11-09 · 1533人看過(guò)
(1999年11月16日 開(kāi)行發(fā)[1999]444號(hào))  ?第一條 為規(guī)范國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行(以下簡(jiǎn)稱(chēng)開(kāi)發(fā)銀行)外匯清算業(yè)務(wù)的檔案管理,便利業(yè)務(wù)查詢(xún),防范外匯清算業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)開(kāi)發(fā)銀行的有關(guān)規(guī)定,制定本細(xì)則。  ?第二條 外匯清算業(yè)務(wù)檔案包括收付指令、借貸記報(bào)單、對(duì)賬單、收費(fèi)通知、查詢(xún)查復(fù)函電、理賠函電、外匯賬戶與往來(lái)函電資料,以及其他與外匯資金收付直接相關(guān)的有關(guān)函電。  ?第三條 外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理貫徹“分類(lèi)管理,真實(shí)完整,清晰有序,及時(shí)安全”的原則。即把清算業(yè)務(wù)資料分為賬戶行資料及其考核情況、賬目核對(duì)、查詢(xún)查復(fù)理賠及其他四類(lèi);入檔的材料應(yīng)是原始的、與實(shí)際情況一致的原件或原件的復(fù)印件,不能為傳真件;應(yīng)包括從發(fā)生、處理到結(jié)果整個(gè)過(guò)程的所有資料,要素齊全;人檔材料要整齊、清楚,按業(yè)務(wù)類(lèi)別與時(shí)間先后順序,登記編號(hào),填列清單;檔案須定期裝訂、存檔與移交;凡涉及開(kāi)發(fā)銀行工作方針、政策性的業(yè)務(wù)檔案,應(yīng)注意保密,內(nèi)外有別。  ?第四條 外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理按本細(xì)則執(zhí)行。作為會(huì)計(jì)憑證附件的收付指令、收費(fèi)通知,最終查詢(xún)查復(fù)函電、最終理賠函電,按會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行;與外匯清算業(yè)務(wù)相關(guān)的簽報(bào)文件與協(xié)議,按開(kāi)發(fā)銀行公文管理各有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。  ?第五條 外匯清算業(yè)務(wù)人員日常必須按檔案管理的原則要求,及時(shí)傳遞外匯清算業(yè)務(wù)資料。各類(lèi)清算業(yè)務(wù)資料的最終保管人要及時(shí)檢查所收資料的完整性與規(guī)范性,對(duì)不合要求的資料退回部門(mén)處理,并適時(shí)對(duì)各類(lèi)資料的格式、大小提出規(guī)范性建議。  ?第六條 各類(lèi)外匯清算業(yè)務(wù)資料要按照業(yè)務(wù)類(lèi)型與個(gè)案建立案卷,不得把不同類(lèi)型的業(yè)務(wù)資料混合存放在一個(gè)案卷中。各個(gè)案卷資料按時(shí)間先后順序排列。  ?第七條 對(duì)沒(méi)有進(jìn)一步處理要求、具有最終結(jié)果的案卷,按各類(lèi)業(yè)務(wù)的周期及時(shí)進(jìn)行最后整理。外匯清算業(yè)務(wù)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)資料不全,要及時(shí)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人聯(lián)系,協(xié)同補(bǔ)全資料后封卷。  ?第八條 需進(jìn)一步處理的業(yè)務(wù)檔案,不能封卷,如須向領(lǐng)導(dǎo)提出具體處理意見(jiàn)的,經(jīng)審批獲得最終結(jié)果后再封卷。  ?第九條對(duì)封卷的案宗,要根據(jù)清點(diǎn)情況,打印出封面內(nèi)容摘要,包括該卷內(nèi)容題目、資料名細(xì)、最終處理日期、立卷時(shí)間、立卷入,把內(nèi)容摘要粘貼在案卷封面。  ?第十條 按照檔案裝訂要求和業(yè)務(wù)類(lèi)別,裝訂封卷的外匯清算業(yè)務(wù)的檔案資料。對(duì)數(shù)量少、難以獨(dú)立裝訂成冊(cè)的案卷,可以半年為期限進(jìn)行裝訂,半年仍不足以裝訂的,可與同類(lèi)業(yè)務(wù)資料合并裝訂。最長(zhǎng)裝訂期限不能超過(guò)半年。  ?第十一條 每年七月和次年一月,應(yīng)對(duì)上半年和全年的檔案資料進(jìn)行一次集中整理,并進(jìn)行編號(hào),打印出檔案名錄清單。  ?第十二條 裝訂完畢的檔案,應(yīng)立即存放在檔案柜中,存放場(chǎng)所應(yīng)具有防潮、防火等安全條件。  ?第十三條 建立檔案借閱登記簿,每次借閱均應(yīng)辦理登記和歸還注銷(xiāo)手續(xù)。登記借閱人名稱(chēng)、借閱內(nèi)容、份數(shù)、借閱日期、退還日期。外局人員借閱,須先經(jīng)清算中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)借閱中產(chǎn)生的損壞和丟失,要追究借閱當(dāng)事人的責(zé)任。  ?第十四條 賬戶行資料檔案封卷裝訂后,長(zhǎng)期保存;查詢(xún)查復(fù)資料與其他往來(lái)函電資料檔案由清算中心保存兩年后移交檔案管理部門(mén)。  ?第十五條 本細(xì)則由開(kāi)發(fā)銀行清算中心負(fù)責(zé)解釋。  ?第十六條 本細(xì)則自公布之日起施行。

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