現(xiàn)有系統(tǒng)是否需要與ERP項(xiàng)目集成？

如果企業(yè)在ERP系統(tǒng)之前有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)本身包括一個(gè)財(cái)務(wù)管理模塊?，F(xiàn)在企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理有三種選擇。首先，放棄原有系統(tǒng)，改用ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊。二是不在ERP系統(tǒng)中使用財(cái)務(wù)管理模塊，使ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)各自為政。第三是繼續(xù)保留財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與ERP相關(guān)模塊進(jìn)行整合。在實(shí)踐中，it項(xiàng)目經(jīng)理很難做出合理的選擇。如果選擇第一種方式，即放棄原有的制度，無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致重復(fù)投資。目前ERP系統(tǒng)基本上是模塊化采購(gòu)和實(shí)施。如果用ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊代替現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，無(wú)疑會(huì)增加軟件采購(gòu)或項(xiàng)目實(shí)施的成本。另外，財(cái)務(wù)用戶(hù)在進(jìn)入ERP系統(tǒng)時(shí)需要再培訓(xùn)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較大。

如果采用第二種方式，即原有系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)各自為政，會(huì)增加員工的工作量。例如，倉(cāng)庫(kù)需要每天生成和審核發(fā)貨和收貨數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是財(cái)務(wù)部門(mén)生成相關(guān)應(yīng)付、應(yīng)收憑證的依據(jù)。如果兩個(gè)系統(tǒng)并行運(yùn)行，倉(cāng)庫(kù)人員和財(cái)務(wù)人員的工作量會(huì)重疊，倉(cāng)庫(kù)模塊中的數(shù)據(jù)無(wú)法直接傳輸?shù)截?cái)務(wù)系統(tǒng)，降低了工作人員的工作效率。這也是一種浪費(fèi)。

第三種方式是保留原有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，但將ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，以便于ERP系統(tǒng)各模塊與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。這的確是一個(gè)理想的解決辦法。但需要注意的是，這種整合不是一個(gè)小項(xiàng)目，它有一定的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可能需要投入大量資金。實(shí)際上，企業(yè)不能只考慮財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的兼容性。類(lèi)似的情況有很多。比如，國(guó)家現(xiàn)在推出了發(fā)票管理系統(tǒng)、出口外匯核銷(xiāo)系統(tǒng)等等。如果企業(yè)擁有這些系統(tǒng)，還需要考慮它們與ERP系統(tǒng)的兼容性。ERP系統(tǒng)涉及面很廣，比如發(fā)票管理模塊，它類(lèi)似于全國(guó)的發(fā)票管理和認(rèn)證系統(tǒng)?？傊?，考慮兼容性問(wèn)題可以幫助企業(yè)減少重復(fù)投資造成的浪費(fèi)，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和項(xiàng)目周期。

在什么情況下適合項(xiàng)目集成？

通過(guò)項(xiàng)目集成使現(xiàn)有信息系統(tǒng)保持活力，并通過(guò)新的應(yīng)用程序擴(kuò)展管理范圍，是一種理想的方案。但在上述文章中，筆者也分析了其中存在的風(fēng)險(xiǎn)。換句話說(shuō)，項(xiàng)目集成方法在任何情況下都不適用。

一般來(lái)說(shuō)，如果ERP系統(tǒng)和原有的信息系統(tǒng)來(lái)自同一個(gè)廠商，那么項(xiàng)目集成機(jī)制更合適。例如，國(guó)內(nèi)兩家軟件公司金蝶和優(yōu)優(yōu)，都是從財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)起步的。國(guó)內(nèi)很多企業(yè)都使用這兩家企業(yè)生產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。現(xiàn)在他們還提供ERP系統(tǒng)。然而，他們的ERP系統(tǒng)是從原來(lái)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中衍生出來(lái)的。也就是說(shuō)，ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理模塊的內(nèi)容與原財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)基本一致，或者工作思路相同。即使改變了，也只是外在形式的改變。在這種情況下，如果ERP系統(tǒng)是由同一個(gè)供應(yīng)商提供的，那么項(xiàng)目集成就相對(duì)容易。有時(shí)候就像是系統(tǒng)升級(jí)。此外，一些企業(yè)還整合了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。企業(yè)不需要第三方的幫助。此時(shí)，采用項(xiàng)目集成的方法，可以很好地控制項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和成本。

另外，如果企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)應(yīng)用涉及面廣、應(yīng)用完善，也適合采用項(xiàng)目集成的手段。比如我以前為一個(gè)企業(yè)實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，發(fā)現(xiàn)這個(gè)企業(yè)的信息管理雖然只集中在財(cái)務(wù)管理部門(mén)，但是已經(jīng)非常完善了。如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)還包括財(cái)務(wù)預(yù)算控制、財(cái)務(wù)成本分析、績(jī)效考核等。在這種情況下，更換這些系統(tǒng)將是一種浪費(fèi)。而根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，即使在ERP系統(tǒng)上，要實(shí)現(xiàn)其原有的應(yīng)用效果，也存在一定的困難。因此，在這種情況下，企業(yè)項(xiàng)目管理者應(yīng)該盡可能地選擇項(xiàng)目集成方案。

簡(jiǎn)單易用的項(xiàng)目可以選擇替代策略

對(duì)于一些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，我認(rèn)為最好采用替代策略。因?yàn)榕c項(xiàng)目集成成本相比，替換成本可能更低。例如，企業(yè)可能已經(jīng)在倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)或訂單管理系統(tǒng)之前的ERP系統(tǒng)。這些系統(tǒng)通常只涉及一個(gè)部門(mén)。其原始投資成本不大，實(shí)施難度相對(duì)簡(jiǎn)單。當(dāng)遇到這種系統(tǒng)時(shí)，筆者認(rèn)為采用替代策略是可行的。一方面，如果你想采用項(xiàng)目集成，你需要第三方的幫助。有了企業(yè)的IT實(shí)力，很難完成集成工作。換句話說(shuō)，企業(yè)需要在項(xiàng)目集成上花費(fèi)更多的金錢(qián)和時(shí)間。

有時(shí)，在這一領(lǐng)域的投資可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了原有系統(tǒng)的價(jià)值，或重置成本。此時(shí)，置換方式會(huì)造成原有投資的浪費(fèi)，但相對(duì)而言，企業(yè)還是賺錢(qián)的。另一方面，項(xiàng)目整合的效果難以保證。這些單一部門(mén)的信息管理系統(tǒng)只為單一部門(mén)的運(yùn)作而設(shè)計(jì)。沒(méi)有考慮多個(gè)部門(mén)之間的信息交流。

在這個(gè)時(shí)候，將這些系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成不僅困難。即使他們很難聯(lián)系起來(lái)，效果也很難保證。畢竟，很難扭轉(zhuǎn)局面。

在建立ERP項(xiàng)目時(shí)，如何考慮后續(xù)的重復(fù)投資？

企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目后，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)原來(lái)的信息投入已經(jīng)白白浪費(fèi)了。一方面是信息化工程升級(jí)帶來(lái)的必然損失。另一方面，也是由于信息規(guī)劃不當(dāng)造成的。我們很難避免前者的原因，但我們可以采取相應(yīng)的措施來(lái)消除后者。

在前面的課程中，我們?cè)谶x擇ERP項(xiàng)目時(shí)需要考慮與以下內(nèi)容的兼容性。在考慮這個(gè)問(wèn)題時(shí)，我認(rèn)為主要考慮兩個(gè)方面。一是選擇具有長(zhǎng)期發(fā)展?jié)摿Φ能浖?yīng)商。從用友、金蝶等軟件企業(yè)可以看出，它們的發(fā)展與信息管理的發(fā)展是一致的。例如，從最初的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、電子商務(wù)到現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)。它的產(chǎn)品往往是相關(guān)的。在這種情況下，即使后續(xù)推出新產(chǎn)品，也往往與原有系統(tǒng)相關(guān)接口，方便項(xiàng)目與原有系統(tǒng)集成。這在很大程度上可以避免后續(xù)應(yīng)用中的重復(fù)投資。

二是在選擇ERP產(chǎn)品時(shí)要選擇平臺(tái)產(chǎn)品。事實(shí)上，很多產(chǎn)品都考慮了項(xiàng)目集成的問(wèn)題。例如，相繼通過(guò)平臺(tái)技術(shù)或中間件技術(shù)來(lái)提高后續(xù)產(chǎn)品的集成能力，以提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)有必要考慮這一點(diǎn)。有可能在幾年后出現(xiàn)一個(gè)新的系統(tǒng)。企業(yè)有沒(méi)有可能被推翻，重新開(kāi)始？我們應(yīng)該吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不要在同一個(gè)地方跌倒多次?？傊髽I(yè)在進(jìn)行ERP項(xiàng)目之前，需要考慮現(xiàn)有系統(tǒng)與原有系統(tǒng)的兼容性。而在后續(xù)的評(píng)選中，結(jié)合原有制度的現(xiàn)有價(jià)值，決定是推翻老店還是開(kāi)新店。你知道嗎