1　引言

　　1.1　為了加強(qiáng)對醫(yī)藥衛(wèi)生基本建設(shè)檔案（以下簡稱基建檔案）工作的管理，統(tǒng)一基建檔案工作制度，不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、國家檔案局、國家計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》及衛(wèi)生部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合基建檔案工作情況制定本辦法。

　　1.2　醫(yī)藥衛(wèi)生基建檔案是指在醫(yī)藥衛(wèi)生部門基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙材料、計(jì)算資料、圖表、聲像及有關(guān)磁記錄材料。

　　1.3　醫(yī)藥衛(wèi)生部門形成的基建檔案是記錄和反映醫(yī)藥衛(wèi)生基建管理、基建工程項(xiàng)目工作業(yè)務(wù)活動等方面的重要史料和歷史憑證，是醫(yī)藥衛(wèi)生檔案全宗的重要組成部分，各單位應(yīng)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，加強(qiáng)對基建檔案的管理，建立健全基建檔案的立卷、歸檔、保管、利用等制度，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

　　1.4　各單位基建部門、檔案管理部門要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本單位基建檔案資料工作，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收工作。

　　1.5　基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，遵循其自然形成規(guī)律，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

　　1.6　基建檔案工作應(yīng)納入基建管理制度、納入基建工作計(jì)劃、規(guī)劃，納入工作人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建工作的同時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建檔案工作。

　　2　基建檔案材料的立卷歸檔

　　2.1　基建檔案歸檔的主要范圍是：基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建概算、預(yù)算、決算、器材管理等方面的文件，具體范圍見附件一。

　　2.2　在基建過程中上級機(jī)關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性文件，正式施工前的草圖、未定型的圖紙、重份文件、重份圖紙及無查考的臨時(shí)性、事務(wù)性文件不應(yīng)歸檔。

　　3　基建檔案文件材料立卷分工與立卷原則

　　3.1　基建項(xiàng)目實(shí)行總承包給外單位的，由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分承包范圍內(nèi)的基建文件，交總承包單位匯總、整理，竣工時(shí)由總承包單位向基建部門提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

　　3.2　基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、承包工作的基建文件材料，交基建部門匯總、整理立卷歸檔。

　　3.3　檔案部門應(yīng)隨時(shí)了解大型基建項(xiàng)目主要的工程進(jìn)度，督促、指導(dǎo)專（兼）職檔案員及工程技術(shù)人員做好基建文件材料的積累工作。

　　3.4　基建部門要嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度，把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)

　　3.5　立卷單位或立卷人在立卷中，要遵循基建檔案形成規(guī)律及特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系，使立成的案卷便于保管和利用。

　　3.6　歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一，字跡工整，圖象清晰。歸檔的底圖、藍(lán)圖格式須按國家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制。

　　3.7　工程承包合同或施工協(xié)議中應(yīng)依據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定，施工單位做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄等，編制好竣工圖。不移交竣工圖的，不算完成施工任務(wù)。

　　3.8　工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門、建設(shè)單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量，基建主管部門、施工單位主管部門應(yīng)檢查施工單位編制的施工檔案質(zhì)量。

　　3.9　一般性的文件材料歸檔一份，重要的及經(jīng)常使用的檔案要有副本，使用副本、保留原件。

　　4　工程項(xiàng)目的驗(yàn)收

　　4.1　基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前，檔案部門對準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，檔案不完整者，工程項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

　　4.2　檔案部門應(yīng)是工程驗(yàn)收成員之一，會同基建部門負(fù)責(zé)基建文件材料的驗(yàn)收工作。

　　4.3　基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后45天內(nèi)應(yīng)將文件材料歸檔，檔案部門要認(rèn)真審查、驗(yàn)收歸檔的檔案材料，并在基建檔案材料歸檔說明書上簽署意見。

　　5　基建材料立卷方法與要求

　　5.1　基建項(xiàng)目階段完成或最終完成后，基建部門負(fù)責(zé)人要組織有關(guān)人員對項(xiàng)目形成的、應(yīng)歸檔的基建文件材料立卷歸檔。

　　5.2　基建檔案歸檔時(shí)，應(yīng)按工程項(xiàng)目組卷，一般一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷，管理性文件材料排列在整個(gè)工程項(xiàng)目的首卷，其次按圖紙的類別序號排列，即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖等。

　　5.3　卷內(nèi)文件材料的排列是正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后，批復(fù)在前，請示在后。

　　5.4　組卷時(shí)應(yīng)拆除卷內(nèi)文件上的金屬物，對破損的文件需進(jìn)行修補(bǔ)。

　　5.5　卷內(nèi)文件應(yīng)編寫頁號，無論單面或雙面只要有文字，均作為一頁編寫。每卷頁號均從1開始，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。

　　5.6　藍(lán)圖、底圖可憑一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件，以件為單元，在每件文件材料的右上角加蓋有關(guān)單位名稱、檔號、件號的印章，逐一填好。

　　5.7　每卷檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表，起草案卷標(biāo)題，根據(jù)基建檔案的歷史價(jià)值、使用價(jià)值，確定保管期限，保管期限分永久、長期和短期三種。

　　5.8　基建部門應(yīng)填寫歸檔說明，放在卷內(nèi)目錄之后。

　　5.9　管理性文件以三孔一線的方法裝訂，其它卷用卷盒方式保管，藍(lán)圖大于卷皮的，要進(jìn)行折疊，折成一般標(biāo)準(zhǔn)文件大小，底圖可采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂。透明底圖須用縫紉機(jī)縫圖邊。

　　6　基建檔案的管理

　　6.1　基建檔案要按《中國檔案分類法（醫(yī)藥衛(wèi)生檔案分類表）》進(jìn)行分類（信息分類）標(biāo)引，給出檢索分類號。

　　6.2　各立檔單位應(yīng)在統(tǒng)一、規(guī)范前提下，從實(shí)際出發(fā)選擇、制定適用、科學(xué)的分類（實(shí)體）排列方法。一般按建筑物的作用或?qū)I(yè)進(jìn)行分類。

　　6.3　基建檔案的檔號應(yīng)填寫在每卷（盒）檔案背脊上，也可以另行貼上注有檔號的標(biāo)箋。

　　6.4　登錄基建檔案目錄，應(yīng)全面檢查檔案，目錄是否相符，按順序排列上架。

　　6.5　案卷入庫時(shí)，應(yīng)全面檢查檔案，目錄是否相符，按順序排列上架。

　　6.6　庫房保管條件和其它技術(shù)要求，已成立檔案館的單位應(yīng)按照（檔案館工作通則》第十二條及《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第十九條內(nèi)容執(zhí)行。其它單位也應(yīng)參照執(zhí)行。

　　6.7　基建檔案的鑒定、銷毀及有關(guān)程序、手續(xù)按《檔案法》第十五條、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第十八條，結(jié)合基建檔案保管期限表執(zhí)行。

　　6.8　鑒定工作應(yīng)在分管檔案工作的（院、校、所）負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案和基建部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。

　　6.9　經(jīng)鑒定對已無保存價(jià)值的基建檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案和基建部門派人監(jiān)銷。銷毀前應(yīng)清點(diǎn)核對無誤后，雙方在銷毀清冊上簽字蓋印章，方可進(jìn)行銷毀。

　　6.10　鑒定銷毀工作結(jié)束后，雙方應(yīng)寫出鑒定總結(jié)，內(nèi)容包括：鑒定銷毀小組成員名單、時(shí)間、工作簡況（含鑒定銷毀年代、范圍、數(shù)量），銷毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整情況等。銷毀清冊一式三份，一份送上級部門備案，一份留基建部門存查。

　　6.11　使用基建文件材料過程中不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。

　　7　基建檔案的利用

　　7.1　檔案部門工作人員負(fù)責(zé)幫助利用者查找、利用檔案，解答有關(guān)問題。

　　7.2　檔案部門負(fù)責(zé)編制各種形式資料和目錄，積極為利用者提供服務(wù)。

　　7.3　建立健全利用檔案效益登記制度，登記利用檔案取得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，以促進(jìn)檔案工作的開展。

　　8　本辦法由衛(wèi)生部辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　9　本辦法自公布之日起施行。