各省、自治區(qū)、直轄市分公司,計劃單列市分公司,沈陽市人壽分公司,濟南、杭州市分公司,四川、大連、長沙、廈門壽險公司:
根據(jù)國務(wù)院和中國人民銀行批準(zhǔn)的我公司機構(gòu)體制改革方案的要求,全系統(tǒng)機構(gòu)體制改革工作將于上半年完成。為了避免在機構(gòu)分設(shè)期間文件、檔案、資料的散失,保證檔案資料的完整、安全,防止失、泄密事件的發(fā)生,維護人保公司歷史發(fā)展真實面貌,現(xiàn)就人保公司在機構(gòu)體制改革期間文件、檔案、資料的管理工作通知如下:
一、立即進行清理、將分散在各處(室)、科里的文件檔案資料校規(guī)定歸檔。
?。ㄒ唬└骷壒疽才湃藛T對1995年以前形成的各種門類與載體的文件資料進行一次徹底的清理,要按收、發(fā)文登記簿逐一核對收齊,連同收、發(fā)文登記簿及其他有關(guān)文件資料一同整理,并按保發(fā)〔1994〕85號文件中關(guān)于歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定進行立卷整理,然后移交各級公司綜合檔案室。
?。ǘ┳龊脴I(yè)務(wù)檔案的整理工作。各級公司要組織有關(guān)業(yè)務(wù)部門對1995年以前的保單、賠案及各類登記簿進行徹底的清理。按85號文件的規(guī)定將列入歸檔范圍的業(yè)務(wù)檔案全部進行整理立卷移交到公司綜合檔案室?,F(xiàn)行的未決賠案、未到期保單也應(yīng)清齊,按業(yè)務(wù)劃分歸類,待機構(gòu)分設(shè)后,分別歸財產(chǎn)險公司、壽險公司。
二、根據(jù)檔案管理工作關(guān)于“要維護檔案的完整,在數(shù)量上保證檔案齊全,不能殘缺短少,在質(zhì)量上維護檔案的有機聯(lián)系和歷史真跡,不能割裂分散”的原則,在機構(gòu)正式分設(shè)前形成并收集入庫的檔案(包括各種門類的檔案實體、檢索工具以及現(xiàn)有檔案設(shè)備)均作為一個整體不得分開,在機構(gòu)分設(shè)后由財產(chǎn)險公司負(fù)責(zé)管理。同時,為了充分發(fā)揮檔案參考、憑證作用,財產(chǎn)險公司應(yīng)積極與壽險公司共同做好檔案利用工作。
三、在機構(gòu)體制改革期間,要暫停各類檔案的銷毀工作,各級公司組織人員清理各類檔案時,對已滿保管期限的檔案應(yīng)造冊封存。待新機構(gòu)運作后再由財產(chǎn)險公司會同壽險公司負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員進行鑒定、銷毀工作。
四、在機構(gòu)分設(shè)期間各級公司要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的保密借閱制度。當(dāng)前,原則上要求各類檔案只準(zhǔn)在檔案室閱覽,不準(zhǔn)調(diào)閱出庫。機構(gòu)分設(shè)期間一律禁止將檔案借調(diào)給外單位使用。同時,對以往的檔案借閱情況進行一次檢查,對尚未歸還的要督促做好清退工作。
五、在分設(shè)工作基本結(jié)束,各級產(chǎn)、壽險公司正式對外掛牌營業(yè)后,原人保公司檔案全宗即告終止。各級產(chǎn)、壽險公司應(yīng)分別組建新的綜合檔案室,并建立新的全宗。各級綜合檔案室檔案員工作有變動的,離崗前要嚴(yán)格辦理好交接手續(xù)。
特此通知
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