在稅收征管和會計核算過程中，不論是稅務(wù)管理人員還是財務(wù)人員，對憑證的合法、有效性都難以準確把握。那么到底什么是“合法、有效”憑證呢?

一、“合法、有效憑證”涉及的相關(guān)財稅法規(guī)

主要有以下法規(guī)對“合法、有效憑證”進行了規(guī)定：

1、《中華人民共和國稅收征收管理法》第十九條規(guī)定“納稅人、扣繳義務(wù)人按照有關(guān)法律、行政法規(guī)和國務(wù)院財政、稅務(wù)主管部門的規(guī)定設(shè)置賬簿，根據(jù)合法、有效憑證記賬，進行核算。

2、《中華人民共和國會計法》第十四條規(guī)定：“會計機構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負責(zé)人報告;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充?！?/p>

3、《財政部關(guān)于印發(fā)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的通知》(財會(1996)19號)第四十九條規(guī)定“原始憑證不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章。

第五十一條(五)如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。

已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。。。。。。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)用藍字填制一張更正的記賬憑證?！?/p>

4、《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》第二十條規(guī)定“所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動的個人在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。”

第二十一條規(guī)定“不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收?！?/p>

5、《中華人民共和國營業(yè)稅暫行條例》第六條規(guī)定“納稅人按照本條例第五條規(guī)定扣除有關(guān)項目，取得的憑證不符合法律、行政法規(guī)或者國務(wù)院稅務(wù)主管部門有關(guān)規(guī)定的，該項目金額不得扣除?！?/p>

6、《中華人民共和國營業(yè)稅暫行條例實施細則》第十九條規(guī)定“條例第六條所稱符合國務(wù)院稅務(wù)主管部門有關(guān)規(guī)定的憑證(以下統(tǒng)稱合法有效憑證)，是指：

(一)、支付給境內(nèi)單位或者個人的款項，且該單位或者個人發(fā)生的行為屬于營業(yè)稅或者增值稅征收范圍的，以該單位或者個人開具的發(fā)票為合法有效憑證;

(二)、支付的行政事業(yè)性收費或者政府性基金，以開具的財政票據(jù)為合法有效憑證;

(三)、支付給境外單位或者個人的款項，以該單位或者個人的簽收單據(jù)為合法有效憑證，稅務(wù)部門對簽收單據(jù)有疑義的，可以要求其提供境外公證機構(gòu)的確認證明;

(四)、國家稅務(wù)總局規(guī)定的其他合法有效憑證?！?/p>

7、《中華人民共和國增值稅暫行條例》第九條規(guī)定“納稅人購進貨物或者應(yīng)稅勞務(wù)，取得的增值稅扣稅憑證不符合法律、行政法規(guī)或者國務(wù)院稅務(wù)主管部門有關(guān)規(guī)定的，其進項稅額不得從銷項稅額中抵扣?！?/p>

8、《中華人民共和國增值稅暫行條例實施細則》第十九條規(guī)定“條例第九條所稱增值稅扣稅憑證，是指增值稅專用發(fā)票、海關(guān)進口增值稅專用繳款書、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品銷售發(fā)票以及運輸費用結(jié)算單據(jù)?！?/p>

二、合法有效的憑證分類

合法、有效的憑證可以分為：票、表、證、單、書、據(jù)等。

1、票，如發(fā)票，是企業(yè)經(jīng)濟生活中最重要、出現(xiàn)頻率最高的原始憑證。發(fā)票主要是指單位和個人在商品購銷活動中，提供或者接受勞務(wù)服務(wù)及其他經(jīng)營活動中，購銷雙方證明其經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生及收付款項的書面憑證，是核算財務(wù)收支的法定憑證，也是會計核算的原始憑據(jù)，還是相關(guān)部門進行審核、檢查的重要依據(jù)。大致可分為：

(1)、專用發(fā)票。增值稅專用發(fā)票是增值稅制度改革的產(chǎn)物，僅限于增值稅一般納稅人領(lǐng)購或稅務(wù)部門代開使用。目前我國已經(jīng)初步形成了增值稅專用發(fā)票抵扣封閉鏈條。

(2)、普通發(fā)票。普通發(fā)票主要分為貨物銷售普通發(fā)票、增值稅應(yīng)稅勞務(wù)普通發(fā)票、營業(yè)稅應(yīng)稅勞務(wù)發(fā)票等。不同的票種供不同的納稅人領(lǐng)購使用。

(3)、專業(yè)發(fā)票。專業(yè)發(fā)票主要是指金融、保險企業(yè)的存貸、匯兌、轉(zhuǎn)賬憑證，保險憑證;郵政、電信企業(yè)的郵票、郵單、話務(wù)、電報收據(jù);鐵路、民航企業(yè)和交通部門、公路等部門使用的發(fā)票等。專業(yè)發(fā)票具有專業(yè)性、特殊性，一般是壟斷行業(yè)使用的，有的雖經(jīng)有關(guān)部門監(jiān)制但并沒有加蓋監(jiān)制章。

2、表，如《工資發(fā)放表》?！镀髽I(yè)所得稅法》強調(diào)工資必須是實際發(fā)放的。因此對《工資發(fā)放表》的真實性應(yīng)著重在收款人簽字或銀行支付款項證明及勞動合同的確認上?！恫盥觅M報銷表》也是較為常見的以表作為報銷憑證的。其中，除車船、飛機等交通工具費用及住宿費需附發(fā)票外，出差補助、誤餐補助、里程補助等是按照一定的定額標準由出差人員計算填報，只要是真實發(fā)生的、合規(guī)的就是合法的，可以作為費用支出憑證。另外，符合會計核算規(guī)定制作的《折舊攤銷計算》和《成本結(jié)轉(zhuǎn)計算表》等也是稅務(wù)部門認可的合法、有效的憑證。

3、證，如售付匯憑證、稅收證明等。對支付給我國境外的單位或個人的非購貨款，可以按納稅人所在地主管稅務(wù)部門開具的售付匯憑證為合法有效憑證。單位和個人從中國境外取得的與納稅有關(guān)的發(fā)票或者憑證，稅務(wù)部門可以要求其提供境外公證機構(gòu)或者法定鑒證機構(gòu)的確認證明，經(jīng)審核確認，可作為合法的記賬憑證。企業(yè)發(fā)生的財產(chǎn)非常損失或評估損失，可以稅務(wù)部門確認后出具的稅收證明作為合法、有效的憑證。

4、單，如行程單、簽收單等。航空運輸電子客票暫使用《航空運輸電子客票行程單》作為旅客購買電子客票的付款憑證或報銷憑證。行程單納入稅務(wù)部門發(fā)票管理，由國家稅務(wù)總局監(jiān)制，但行程單暫不套印發(fā)票監(jiān)制章。對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，一般是以支付購貨款單位或個人的簽收單為合法有效憑證。

5、書，如各種繳款書。主要有稅收繳款書、社會保險費專用繳款書、非稅收入一般繳款書等，都是稅收、社會保險費、非稅收入支出的重要憑據(jù)。

6、據(jù)，如財政收據(jù)。財政收據(jù)是發(fā)票以外使用量較大的一種合法憑證，由財政部門監(jiān)制，供行政事業(yè)單位及代收費單位收取各項規(guī)費時使用。如教育部門收取的教育勞務(wù)費、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)代收費用等均開具行政事業(yè)性收據(jù)作為合法憑證。其他如一些地方地稅局監(jiān)制的房地產(chǎn)開發(fā)預(yù)收款憑據(jù)，供房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在收取開發(fā)產(chǎn)品預(yù)售收入(包括定金)開具正式發(fā)票前使用，其管理與房地產(chǎn)開發(fā)銷售發(fā)票一樣，按照《發(fā)票管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

三、合法、有效憑證的特點

只有完全具備以下“三性”的憑證才是合法有效的憑證：

(1)、合法性。憑證的確立是由法律行政法規(guī)作出規(guī)定，它是由法定的管理部門——財政稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制，依法印制、使用的發(fā)票是財務(wù)收支的合法憑證，任何人不得無故拒絕接受，它的流通、傳遞受法律保護。

如：私印、私購、盜竊、搶奪、代開、借用的發(fā)票，是發(fā)票來源非法;弄虛作假開具發(fā)票，是開具發(fā)票非法;用其他票據(jù)代替發(fā)票、擅自擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍，是發(fā)票載體非法;取得“白條”等非法憑證付款入賬，是受理非法憑證。這些都是違反發(fā)票管理法規(guī)的行為。只有依法印制、依法領(lǐng)購、依法開具、依法取得的發(fā)票，才具備發(fā)票的合法性。

(2)、真實性。指開具制作憑證單位和個人必須按照法律、行政法規(guī)的規(guī)定，從客觀事實出發(fā)，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行如實、客觀地記錄;對接受的憑證進行嚴格的審核把關(guān)，去偽存真，以保證原始憑證的真實性。變造、虛開的憑證是違反真實性的這一特性，是不能反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動實質(zhì)的。

(3)、時效性。開具制作憑證必須按照財政稅務(wù)部門規(guī)定的時限進行，如發(fā)票必須按規(guī)定的時限開具，不得擅自提前、滯后開具發(fā)票，人為調(diào)節(jié)納稅義務(wù)發(fā)生時間。

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