借：現(xiàn)金50

貸：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)50

這樣現(xiàn)金增加了，原來多列的費(fèi)用沖減了，這筆會計(jì)分錄正確無誤。但是實(shí)行會計(jì)電算化以后，這筆分錄這樣處理就給報(bào)表自動(dòng)取數(shù)帶來困難，因?yàn)橘M(fèi)用報(bào)表是按借方發(fā)生額取數(shù)的，而費(fèi)用沖減分錄是從貸方轉(zhuǎn)出應(yīng)沖減的數(shù)據(jù)，并沒有減少費(fèi)用的借方發(fā)生額，所以報(bào)表自動(dòng)生成的數(shù)字要比實(shí)際支出數(shù)大。

要解決報(bào)表取數(shù)問題，對這類業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄有兩種做法(如上例)：

一種方法是：用紅字沖銷費(fèi)用支出數(shù)，同時(shí)用紅字沖銷現(xiàn)金支出數(shù)，即：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)50

貸：現(xiàn)金50

這種會計(jì)處理辦法雖然滿足了報(bào)表的自動(dòng)生成取數(shù)，但對現(xiàn)金收入用紅字在貸方反映叫人難以理解和接受，實(shí)際工作中，有一小部分單位就是采用這種會計(jì)處理方法。

另一種方法是：在借方用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金的增加數(shù)，即：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)50

貸：現(xiàn)金50

這樣做的理由是：沖減費(fèi)用支出數(shù)在借方用紅字反映，既符合會計(jì)原理上對“管理費(fèi)用”科目的定義解釋(借方反映費(fèi)用的支出數(shù)，貸方反映費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù))，又可以滿足報(bào)表自動(dòng)生成取數(shù)的要求，收到現(xiàn)金做借方增加，既符合會計(jì)原理對“現(xiàn)金”的解釋，也符合人們的習(xí)慣。但是它違背了借貸記帳規(guī)則。在實(shí)際工作中，大部分單位采用這種會計(jì)處理方法。

兩種方法相比，后一種方法優(yōu)于前一種方法，特別是在登記帳簿時(shí)，顯得較為合理和比較容易理解。筆者傾向于選擇使用后一種方法。

收入類帳務(wù)的類似沖減分錄，可以參照以上辦法處理。

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