然而在實際檔案行政執(zhí)法辦案實踐中,有些檔案行政執(zhí)法辦案人員往往只看到了檔案行政處罰簡易程序其簡易的一面,而忘了其程序方面的規(guī)定,有時將簡易程序檔案行政處罰案件實行簡單操作,從而出現(xiàn)簡易程序檔案行政處罰程序不規(guī)范、不合法等方面的問題。雖然簡易檔案行政處罰程序沒有一般檔案行政處罰程序那么復(fù)雜,那么多環(huán)節(jié),但檔案行政執(zhí)法人員在適用檔案行政處罰簡易程序時,也切不可因簡易程序之簡易而忽略了必要的程序。如果在適用檔案行政處罰簡易程序過程中忽視了必要的程序,當(dāng)事人就可以根據(jù)《行政處罰法》第三十五條“當(dāng)事人對當(dāng)場作出的行政處罰決定不服的,可以依法申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟”的規(guī)定,申請檔案行政復(fù)議或提起檔案行政訴訟。因此,簡易檔案行政處罰程序也需要規(guī)范,在適用檔案行政處罰簡易程序時應(yīng)遵循以下步驟:

一是表明身份。這是簡易程序的第一個步驟。它表明檔案行政主體有權(quán)作出檔案行政行為。為此,檔案行政執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)向檔案行政相對人出示必要的證件。證件可以是工作證,也可以是檔案行政執(zhí)法證,或者二者都出示,依環(huán)境的不同而異。根據(jù)《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》,檔案行政執(zhí)法人員履行檔案行政執(zhí)法職責(zé)時,應(yīng)當(dāng)出示統(tǒng)一制發(fā)的檔案行政管理執(zhí)法證。

二是指出事實,說明理由,在必要時進行調(diào)查取證。檔案行政執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)向檔案行政相對人告知事實并提出證據(jù),提出事實依據(jù)和法律依據(jù)。所謂必要時,是指當(dāng)檔案行政執(zhí)法人員與檔案行政相對人對事實或者法律問題存在爭議時,需要檔案行政執(zhí)法人員更加審慎,弄清真實情況。進行現(xiàn)場調(diào)查取證時,應(yīng)當(dāng)注意合法、合理、高效。

三是檔案行政相對人可以口頭申辯,檔案行政執(zhí)法人員須答辯。聽取檔案行政相對人的陳述和申辯是檔案行政執(zhí)法工作中的重要一環(huán),可以保障檔案行政相對人的合法權(quán)利。由于簡易程序的特性,辯論只能是口頭形式,這樣對檔案行政執(zhí)法人員就有較高的要求。檔案行政執(zhí)法人員對于檔案行政相對人的申述意見應(yīng)當(dāng)能夠給予正確、全面的回答,使檔案行政相對人心服口服。

四是制作檔案行政處罰決定書,送達給檔案行政相對人并告知權(quán)利。檔案行政處罰決定書是簡易程序的主要書面證據(jù)材料,檔案處罰決定書的制作是簡易程序的重要內(nèi)容。

五是執(zhí)行。作出檔案行政處罰簡易程序決定后,并不意味著檔案行政執(zhí)法行為的結(jié)束,還必須執(zhí)行。檔案行政處罰決定書執(zhí)行既可以當(dāng)場執(zhí)行,也可以在規(guī)定的期限內(nèi)執(zhí)行。根據(jù)《行政處罰法》第四十七條、第四十八條規(guī)定,依法給予二十元以下的罰款的;不當(dāng)場收繳事后難以執(zhí)行的;在邊遠(yuǎn)、水上、交通不便地區(qū),當(dāng)事人向指定的銀行繳納罰款確有困難,經(jīng)當(dāng)事人提出,行政機關(guān)及其執(zhí)法人員可以當(dāng)場收繳罰款。

總之,檔案行政管理機關(guān)在實施檔案行政處罰簡易程序時,必須做到規(guī)范、合法,注意對簡易程序檔案行政處罰不能進行簡單操作,否則就會使當(dāng)事人不服檔案行政處罰而申請檔案行政復(fù)議或提起檔案行政訴訟,影響檔案行政執(zhí)法權(quán)威和檔案行政管理部門的形象。