通常情況下，招標(biāo)人或因缺乏招標(biāo)人面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)力量或因其他原因不是自行組織招標(biāo)，而是委托具有相應(yīng)資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)代為招標(biāo)。目前在我國(guó)，不同行業(yè)或部門(mén)都設(shè)有不同的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。這些機(jī)構(gòu)在招標(biāo)活動(dòng)中實(shí)際上是接受招標(biāo)人的委托而以招標(biāo)人的名義從事招標(biāo)活動(dòng)的招標(biāo)代理人。招標(biāo)代理人對(duì)招標(biāo)工作實(shí)行全過(guò)程代理，在整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)中，招標(biāo)代理人負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的組織安排、招標(biāo)文件的編制、與投標(biāo)人的聯(lián)系、解答投標(biāo)人提出的問(wèn)題、發(fā)布通知和各種信息、組織現(xiàn)場(chǎng)考察和標(biāo)前會(huì)議、向評(píng)標(biāo)委員會(huì)報(bào)告、組織開(kāi)標(biāo)和評(píng)標(biāo)等工作。招標(biāo)代理人與招標(biāo)人之間的關(guān)系是一種委托代理關(guān)系，在我國(guó)受《民法通則》、《合同法》及其他有關(guān)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的規(guī)定所約束，招標(biāo)代理人應(yīng)在招標(biāo)過(guò)程中根據(jù)招標(biāo)人的指示，在招標(biāo)人的授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)招標(biāo)的有關(guān)事宜，而招標(biāo)代理人和招標(biāo)人各自的權(quán)利義務(wù)以及代理人的權(quán)限范圍應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)工作開(kāi)始之前由招標(biāo)人與招標(biāo)代理簽訂委托代理協(xié)議中加以確定。

招標(biāo)文件大體上可以分為程序性文件和實(shí)體性文件。程序性文件為規(guī)范整個(gè)招標(biāo)過(guò)程中的所有程序的基本文件，為招投標(biāo)雙方應(yīng)共同遵守，例如包括:投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法、開(kāi)標(biāo)和評(píng)標(biāo)的日程安排、投標(biāo)保證金的數(shù)額或其他形式的擔(dān)保、投標(biāo)文件的編制要求等等;實(shí)體性文件，即定標(biāo)后由招標(biāo)人與中標(biāo)人簽署的合同文件。它屬于招標(biāo)文件的一部分，是供投標(biāo)人了解項(xiàng)目履行中各方的權(quán)利和義務(wù)，并在準(zhǔn)備投標(biāo)書(shū)時(shí)根據(jù)合同規(guī)定的權(quán)利義務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)方式作出其投標(biāo)的經(jīng)濟(jì)測(cè)算。這些合同文件雖然只有在有關(guān)各方簽署(有些還需有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn))后方具有法律效力，但它隨招標(biāo)文件一經(jīng)發(fā)出即在招標(biāo)過(guò)程中不得隨意更改。因執(zhí)行招標(biāo)文件中的程序性文件而發(fā)生爭(zhēng)議，自然會(huì)涉及到招標(biāo)代理人的責(zé)任，因?yàn)檫@種爭(zhēng)議是發(fā)生在招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中的招標(biāo)人與投標(biāo)人之間的爭(zhēng)議。比如招標(biāo)代理人沒(méi)有按照規(guī)定的程序招標(biāo)，招標(biāo)活動(dòng)中沒(méi)有貫徹公開(kāi)、公平、公正的原則等問(wèn)題，對(duì)此，主管部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重，依有關(guān)法律規(guī)定予以處罰。但是對(duì)于招標(biāo)文件中的實(shí)體性文件，即合同文件，最終是在定標(biāo)后由招標(biāo)人與中標(biāo)人簽署的，其中規(guī)定的各方的權(quán)利義務(wù)則是在招標(biāo)工作結(jié)束后，由簽署合同的招標(biāo)人和中標(biāo)人履行的。對(duì)于因合同的履行而發(fā)生的爭(zhēng)議，從法律上講，招標(biāo)代理人是不承擔(dān)責(zé)任的，除非招標(biāo)代理人與招標(biāo)人、投標(biāo)人之間對(duì)此有特殊約定。

為盡量避免招標(biāo)人和招標(biāo)代理人之間、招標(biāo)人與投標(biāo)人之間在履行招標(biāo)文件過(guò)程中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)及責(zé)任的劃分產(chǎn)生分歧，在實(shí)踐中應(yīng)該注意兩個(gè)問(wèn)題。

首先，招標(biāo)人與招標(biāo)代理人之間訂立詳細(xì)、明確的招標(biāo)委托代理合同是非常重要的。招標(biāo)委托協(xié)議中除了對(duì)委托內(nèi)容及權(quán)限、招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)條件和商務(wù)條款詳細(xì)說(shuō)明外，特別要把招標(biāo)代理人與招標(biāo)人之間就履行招標(biāo)文件的風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任問(wèn)題劃分清楚。

其次，作為招標(biāo)代理人來(lái)說(shuō)，應(yīng)特別注意幫助招標(biāo)人在合同文件中明確雙方(招標(biāo)人與中標(biāo)單位)之間的權(quán)利義務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、違約責(zé)任以及糾紛解決方式等重要內(nèi)容。為保證招標(biāo)結(jié)束后項(xiàng)目有關(guān)合同的切實(shí)履行，在編制招標(biāo)文件過(guò)程中，對(duì)于合同文件中涉及招投標(biāo)雙方的權(quán)利義務(wù)等實(shí)質(zhì)問(wèn)題，應(yīng)由招標(biāo)人決策，因?yàn)檎袠?biāo)代理人畢竟是在招標(biāo)人的授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)招標(biāo)事宜。