“保留原始證據(jù)”

應(yīng)盡可能收集原始證據(jù)并妥善保存。除特殊情況外，本合同應(yīng)采用書(shū)面形式。收集的證據(jù)包括對(duì)方主體許可證、合同原件、復(fù)印件及附件、致客戶通知書(shū)、對(duì)方銀行及銀行賬號(hào)信息、合同文本簽收記錄、簽證信息、雙方往來(lái)函件等，交貨和交貨文件、驗(yàn)收資料、結(jié)算和付款資料、合同變更和終止協(xié)議以及合同簽署和履行的其他相關(guān)資料（包括文件、傳真、電子郵件等），特別是應(yīng)當(dāng)享有一定權(quán)利、履行一定義務(wù)的書(shū)面證據(jù)，以及對(duì)方承擔(dān)一定義務(wù)、應(yīng)當(dāng)承擔(dān)一定責(zé)任的書(shū)面證據(jù)?！氨Ａ羲瓦_(dá)證據(jù)”除了保留交易所形成的原始書(shū)證外，還應(yīng)當(dāng)保留履行通知、協(xié)助義務(wù)的事實(shí)或者行為的證據(jù)。這些事實(shí)或行為往往難以證明，因此應(yīng)特別注意以保留送達(dá)證據(jù)。例如，對(duì)于書(shū)面通知，許多當(dāng)事人通過(guò)特快專遞等掛號(hào)信寄出，并在信封上注明內(nèi)容和內(nèi)容份數(shù)。投遞后，他們以郵局提供的回執(zhí)或網(wǎng)上查詢結(jié)果為服務(wù)依據(jù)。從目前的司法實(shí)踐來(lái)看，法院一般都會(huì)認(rèn)定這種通知方式已經(jīng)履行了通知義務(wù)，因?yàn)榧词箖?nèi)容沒(méi)有收到，但信封上已經(jīng)標(biāo)明了內(nèi)容，所以可以認(rèn)定其已經(jīng)完成了送達(dá)。

“運(yùn)用司法手段保留證據(jù)”

由于公證證據(jù)比普通證據(jù)更有效，特別是目前的網(wǎng)絡(luò)證據(jù)和電子合同證據(jù)只能通過(guò)公證來(lái)固定，因此證據(jù)公證是一種有效的證據(jù)保留形式。在實(shí)踐中，電話錄音等許多傳統(tǒng)證據(jù)雖然具有證據(jù)效力，但由于不能確定準(zhǔn)確的通話時(shí)間、通話人以及是否經(jīng)過(guò)編輯，往往無(wú)法被法院或仲裁機(jī)構(gòu)采納。

而通話過(guò)程的公證可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，使經(jīng)過(guò)公證的通話記錄成為非常有力的證據(jù)。另外，經(jīng)過(guò)公證的證據(jù)可以更有效地固化雙方的權(quán)利和義務(wù)。比如，與普通捐贈(zèng)相比，捐贈(zèng)公證是不可撤銷的，會(huì)不會(huì)公證具有優(yōu)先申請(qǐng)的效力，甚至有的公證人可以不經(jīng)訴訟直接作為人民法院執(zhí)行的依據(jù)，提高了證據(jù)的效力。

“傳真證據(jù)保留”

通過(guò)傳真簽訂合同時(shí)，應(yīng)注意傳真副本的效力。如果是傳真專用紙，應(yīng)及時(shí)復(fù)印，并妥善保管傳真原件和復(fù)印件。及時(shí)以書(shū)面形式確定雙方的口頭協(xié)議，及時(shí)收集對(duì)我方有利的證據(jù)材料，不得擅自向?qū)Ψ匠鼍邔?duì)我方不利的書(shū)面材料。錄音、攝像取證是取證的一種重要形式。只要不是通過(guò)侵犯他人合法權(quán)益或者違反法律禁止性規(guī)定取得的，就可以作為認(rèn)定案件事實(shí)的依據(jù)。因此，在合同簽訂和履行過(guò)程中，特別是合同糾紛后的談判過(guò)程中，我們必須注意對(duì)方通過(guò)談話錄音或電話錄音收集對(duì)我們不利的證據(jù)。當(dāng)然，我們也可以通過(guò)談話錄音或電話錄音等方式收集對(duì)自己有利的證據(jù)，然后與其他證據(jù)相互印證，形成完整的證據(jù)鏈，成為重要證據(jù)。

“加強(qiáng)內(nèi)部證據(jù)管理”

公司及各業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全合同借閱、收集等合同檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，妥善保管合同資料，確保合同資料的完整性。營(yíng)業(yè)部、財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同號(hào)建立自己的合同臺(tái)帳，并逐筆記錄業(yè)務(wù)進(jìn)展和收付情況，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)公司的要求，定期或不定期地對(duì)各自工作范圍內(nèi)的合同簽訂和履行情況進(jìn)行總結(jié)。你知道嗎