中華人民共和國(guó)教育部令 第　27　號(hào) 　　根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，現(xiàn)予公布，自2008年9月1日起施行。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　教 育 部 部 長(zhǎng) 　周　濟(jì) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　國(guó)家檔案局局長(zhǎng)　 楊冬權(quán) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二○○八年八月二十日 高等學(xué)校檔案管理辦法 第一章　總　　則 　　第一條　為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法，制定本辦法。 　　第二條　本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。 　　第三條　高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。 　　第四條　國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。 　　國(guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 　　第五條　高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是： 　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度； 　?。ǘn案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展； 　　（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)； 　　（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。 　　分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。 第二章　機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備 　　第六條　高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。 　　具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館： 　?。ㄒ唬┙ㄐv史在50年以上； 　　（二）全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上； 　?。ㄈ┮鸭斜９艿臋n案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上。 　　未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。 　　第七條　高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)施。 　　需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。 　　第八條　高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是： 　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作； 　?。ǘM訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)； 　　（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料； 　?。ㄋ模┚幹茩z索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源； 　　（五）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作； 　　（六）開展檔案的開放和利用工作； 　　（七）開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)； 　?。ò耍├脵n案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能； 　?。ň牛╅_展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。 　　有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地。 　　第九條　高校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。 　　館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)和綜合檔案室主任（館長(zhǎng)和綜合檔案室主任，以下簡(jiǎn)稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人），應(yīng)當(dāng)具備以下條件： 　?。ㄒ唬嵝臋n案事業(yè)，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷； 　　（二）有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識(shí)和精神； 　?。ㄈ┠旮涣?qiáng)，身體健康。 　　第十條　高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員。 　　高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。 　　第十一條　高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。 　　第十二條　高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。 　　第十三條　高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。 第三章　檔案管理 　　第十四條　高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。 　　第十五條　高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是： 　　（一）黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。 　?。ǘ┬姓悾褐饕ǜ叩葘W(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。 　?。ㄈW(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。 　?。ㄋ模┙虒W(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 　　（五）科研類：按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1987〕6號(hào)）執(zhí)行。 　?。┗窘ㄔO(shè)類：按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1988〕4號(hào)）執(zhí)行。 　?。ㄆ撸﹥x器設(shè)備類：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。 　　（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。 　?。ň牛┏霭嫖镱悾褐饕ǜ叩葘W(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。 　　（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。 　?。ㄊ唬┴?cái)會(huì)類：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）執(zhí)行。 　　高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。 　　第十六條　高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。 　　學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。 　　第十七條　歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。 　　第十八條　高校檔案材料歸檔時(shí)間為： 　?。ㄒ唬W(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔； 　?。ǘ└髟合档葢?yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔； 　?。ㄈ┛蒲蓄悪n案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。 　　第十九條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號(hào)。 　　第二十條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。 　　第二十一條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。 　　第二十二條　高校檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)保管。在國(guó)家需要時(shí)，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。 　　第二十三條　高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機(jī)構(gòu)保存。 　　第二十四條　高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。 　　對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。 　　高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專門的制度和辦法。 　　第二十五條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告，及時(shí)處理。 　　檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作，應(yīng)當(dāng)建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé)。 　　第二十六條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 第四章　檔案的利用與公布 　　第二十七條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案。 　　屬下列情況之一者，不對(duì)外公布： 　　（一）涉及國(guó)家秘密的； 　?。ǘ┥婕皩＠蛘呒夹g(shù)秘密的； 　　（三）涉及個(gè)人隱私的； 　　（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。 　　第二十八條　凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。 　　境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。 　　第二十九條　查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開的技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn)。 　　第三十條　高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 　　加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。 　　第三十一條　高校檔案開放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標(biāo)準(zhǔn)按《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）執(zhí)行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。 　　第三十二條　高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。 　　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。 　　社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供。 　　第三十三條　寄存在高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機(jī)構(gòu)如果需要向社會(huì)提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。 　　第三十四條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意，并報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。 　　第三十五條　高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。 第五章　條件保障 　　第三十六條　高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。 　　第三十七條　高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫(kù)，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。 　　存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫(kù)房。 　　存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。 　　第三十八條　高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。 第六章　獎(jiǎng)勵(lì)與處罰 　　第三十九條　高等學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)： 　　（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績(jī)的； 　　（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績(jī)的； 　　（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的； 　　（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給高校檔案機(jī)構(gòu)的； 　　（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。 　　第四十條　有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。 　?。ㄒ唬┩婧雎毷?，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的； 　?。ǘ┻`反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的； 　　（三）涂改、偽造檔案的； 　?。ㄋ模┥米猿鲑u、贈(zèng)送、交換檔案的； 　　（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的； 　?。┢渌`反檔案法律法規(guī)的行為。 第七章　附　　則 　　第四十一條　本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校。 　　第四十二條　高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實(shí)施細(xì)則。 　　高等學(xué)校附屬單位（包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等）的檔案管理，由學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況自主確定。 　　第四十三條　本辦法自2008年9月1日起施行。國(guó)家教育委員會(huì)1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)）同時(shí)廢止。