一、董事會(huì)秘書是對(duì)外負(fù)責(zé)公司信息披露事宜

對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)，并負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和會(huì)議文件、記錄的保管等事宜的公司高級(jí)管理人員，董事會(huì)秘書對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。

1、董事會(huì)秘書職責(zé)主要職能：負(fù)責(zé)公司的對(duì)外信息披露和董事會(huì)日常事務(wù)性工作，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。

2、隸屬關(guān)系：直接隸屬董事會(huì)管理

3、董事會(huì)秘書職責(zé)職責(zé)與權(quán)限:

(1)依法準(zhǔn)備和遞交國家有關(guān)部門所要求董事會(huì)會(huì)議、股東大會(huì)出具的報(bào)告和文件;

(2)籌備股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議，并負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄工作，保管會(huì)議文件和記錄;

(3)依法負(fù)責(zé)公司有關(guān)信息披露事宜，建立并完善信息披露制度，并保證公司信息披露的及時(shí)性、合法性、真實(shí)性、完整性;

(4)協(xié)助董事處理董事會(huì)的日常工作，協(xié)助董事及經(jīng)理在行使職權(quán)時(shí)切實(shí)履行法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定;

(5)辦理公司與董事、證券管理部門、證券交易所、各中介機(jī)構(gòu)和投資人之間的有關(guān)事宜;

(6)接待來訪，回答咨詢;

(7)保管股東名冊(cè)和董事會(huì)印章;

(8)參與組織資本市場(chǎng)融資。

二、董秘在這方面所做的工作主要包括：

1.接聽投資者咨詢電話;

2.來訪投資者、機(jī)構(gòu)研究員;

3.定期(不定期)組織召開投資者見面會(huì);

4.保持與媒體的良好關(guān)系，采用路演等手段加強(qiáng)與公眾溝通;

5.回訪投資者;

6.建立與維護(hù)公司網(wǎng)站的投資者論壇以加強(qiáng)與投資者的溝通;

7.就某些議案與投資者進(jìn)行事前溝通等。

在這些與投資者溝通的方法中，董秘最經(jīng)常使用的是接聽投資者電話和接待來訪的投資者、調(diào)研員，在被調(diào)查董秘中分別占比85%和99%。日均接聽投資者電話5次以下(含5次)的董秘占70%，23%的董秘日均接聽電話6-10次，另有7%的董秘日均接聽投資者電話達(dá)10次以上。在接待投資者來訪方面，九成董秘月均接待來訪者10次以下，只有1位被調(diào)查董秘月均接待來訪者不足1次。信息披露中董秘的經(jīng)驗(yàn)判斷很重要在被調(diào)查的董秘所在上市公司中，已建立信息管理制度且運(yùn)轉(zhuǎn)正常的占80%;已建立信息管理制度但執(zhí)行中得不到其他部門配合的占13%;仍在建設(shè)中的占7%。在披露信息過程中，最考驗(yàn)董秘能力的當(dāng)屬“對(duì)股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的信息”如何判斷，在我們的調(diào)查中，81%的董秘認(rèn)為個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)判斷很重要，41%的董秘認(rèn)為事前向監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢也很重要，21%的董秘表示還要依據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)則來進(jìn)行判斷，11%的董秘表示也要遵照董事長或總經(jīng)理的意見，另有1位董秘提出參考同事特別是證券事務(wù)代表的意見也同樣重要?？傮w而言，“對(duì)股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的信息”的判斷最終還是要靠董秘自己來完成，個(gè)人經(jīng)驗(yàn)還是第一位的。更為關(guān)鍵的是，作為一個(gè)職業(yè)群體，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，上市公司的董事會(huì)秘書必須經(jīng)證券交易所的專業(yè)培訓(xùn)和資格考核，取得合格證書后，由公司董事會(huì)聘任，并報(bào)交易所備案并公告。這樣的“董秘”數(shù)量，全國不過幾千人，而且隨著上市、非上市股份制公司的數(shù)量不斷增加，董秘資源的稀缺性會(huì)持續(xù)相當(dāng)一段時(shí)間。

作為董事會(huì)秘書起到的輔助作用對(duì)于公司來說是必不可少的。