公證員一般是應(yīng)公司董事會的申請參加股東大會的。但由于公證機構(gòu)的特殊地位以及公證書的特殊法律效力，公證員不僅可以取得公司、董事的信任，同時也能夠贏得股東的信賴。

公證機構(gòu)是代表國家行使證明權(quán)的特殊的權(quán)利維護組織1.一般來講，國家保護民事主體的權(quán)益主要通過兩種途徑，一是訴訟，一是非訴訟。公證是非訴訟方式中一種重要的保護民事權(quán)益的途徑。它在民事主體的權(quán)益尚未受到損害時，通過證明等方法預(yù)防權(quán)益損害及糾紛的發(fā)生。事實上，公證機構(gòu)為法律行為、有法律意義的事實、文書的真實性、合法性提供證明的過程就是對民事活動的真實性、合法性予以審查監(jiān)督的過程。簡言之，公證活動的宗旨在于保障民事主體切實行使應(yīng)當(dāng)享有的權(quán)利，并以法律規(guī)定的方式、程序確認這種權(quán)利。正因為公證機構(gòu)特殊的法律地位，公證機構(gòu)出具的公證書相應(yīng)具有了特殊的法律效力。

基于上述原因，公證機構(gòu)和公證員在其提供證明等法律服務(wù)的活動中當(dāng)然地擁有一種超然中立的法律地位。這在股東大會公證中也不例外。公證員在股東大會公證中秉承其獨立性及中立性原則，以現(xiàn)行有效的法律、法規(guī)為依據(jù)，平等地對待和保障公司、董事和股東的權(quán)益，從而保障法律得以實施、社會公正得以實現(xiàn)。公證員同時對事實負責(zé)，即公證員出具公證書的基礎(chǔ)是客觀存在或發(fā)生的事實，而不僅是當(dāng)事人的陳述或解釋。中立、客觀的角色定位決定了公證員在股東大會中的作用。公證員通過會前審查，現(xiàn)場監(jiān)督股東大會的全過程，對股東大會到會人數(shù)、參會股東持有的股份數(shù)額、授權(quán)委托書、每一表決事項的表決結(jié)果、會議記錄、會議程序等事項進行審查監(jiān)督，從而確認其合法有效性。一方面，公證員的事先審查和現(xiàn)場監(jiān)督可以保證股東大會按照董事會預(yù)先制定的會議議程進行，保障董事和公司的利益。因為公證書向股東及社會公眾進一步證明了股東大會及其決議的合法性、有效性，而這正是董事和公司所需要和期望的。另一方面，按既定的議程進行表明股東大會可以按照股東預(yù)先被告知的方式召開，保障了股東的“知情權(quán)”，同時合法的股東大會程序及有效的表決決議亦是股東權(quán)利實現(xiàn)的基礎(chǔ)。股東在股東大會中最重要的權(quán)利就是投票表決權(quán)。程序合法、內(nèi)容合法的股東大會為股東投票表決權(quán)的行使提供客觀的外部條件，股東自身身份或委托代理人身份的合法有效為其投票表決權(quán)的行使提供內(nèi)部保障。此二者均可通過公證員的介入和審查得以實現(xiàn)。

股東大會公證之程序

（一）公證員介入股東大會的時間

筆者認為公證員介入股東大會的最佳時間是股東大會的準備期間。若公司董事會決定在召開股東大會時聘請公證員參加，董事會即應(yīng)在發(fā)布召開股東大會通知后，股東登記確認股權(quán)之前申請公證。這樣公證員可以擁有相對充分的時間審查有關(guān)材料。

公證機構(gòu)在受理申請后，首先要審查股東大會的召開是否具有合法性。股東大會分為年度股東大會和臨時股東大會。年度股東大會每年1次，應(yīng)于上一個會計年度結(jié)束后的6個月內(nèi)舉行。臨時股東大會可由董事會決定召開或由單獨或者合并持有公司有表決權(quán)數(shù)10%以上的股東或監(jiān)事會提議召開，當(dāng)出現(xiàn)特殊情形時，公司必須召開臨時股東大會2.公司召開股東大會，董事會應(yīng)當(dāng)在會議召開30日以前以公告的方式通知各股東。公證員要審查董事會是否按照《公司法》和證監(jiān)會的有關(guān)規(guī)定發(fā)布公告，公告內(nèi)容是否完備3.根據(jù)公告的股權(quán)登記日，公證員現(xiàn)場監(jiān)督，審查前來登記股權(quán)的人是否具有合法有效的股東身份、代理人是否具有相應(yīng)的代理權(quán)4.從而為以后表決票的合法有效性奠定基礎(chǔ)。之后，董事會對合法有效的股東和代理人發(fā)出正式的會議通知。股東和代理人憑會議通知領(lǐng)取表決票。上述事宜必須在董事會發(fā)出會議通知之前做好，因此，公證員最好在董事會發(fā)布召開股東大會通知后、股東登記確認股權(quán)之前介入到股東大會的準備工作中來。