會計報表是由報表格式和報表數(shù)據(jù)構(gòu)成的。報表定義就是對會計報表的格式和數(shù)據(jù)來源的設定過程。會計報表的格式多種多樣，除會計制度規(guī)定的報表種類(資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表)以外，各行業(yè)、各企業(yè)還可能根據(jù)國家不同的管理機構(gòu)和本企業(yè)的需要設置其他報表，如管理費用表、主要產(chǎn)品成本表、流動資產(chǎn)表、應交增值稅明細表、工資計算表、制造成本表等等。在通-用會計軟件中，報表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。

報表的數(shù)據(jù)是按會計制度的規(guī)定，對已輸入的會計信息進行加工、整理、匯總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數(shù)據(jù)，是依據(jù)設定的取數(shù)公式而形成的。數(shù)據(jù)的來源主要有：

(l)從帳中取數(shù)。從某帳戶中取某一時期或某一會計期間的某項數(shù)據(jù)。例如：通過科目代碼，確定獲取某一帳戶的余額，借方累計發(fā)生額或貸方累計發(fā)生額等;或者從幾個帳戶中取數(shù)，進行會計匯總，填入報表中的某一行某一列中，例如：資產(chǎn)負債表中“存貨”來源于“材料采購”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產(chǎn)成品”、“分期收款發(fā)出商品”、“生產(chǎn)成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。

(2)從報表中取數(shù)。從報表中取數(shù)是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數(shù)據(jù)填入某行某列中，例如：合計欄是由以上的欄目數(shù)據(jù)匯總加計;資產(chǎn)負債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。

(3)手工輸入數(shù)。計算機尚未聯(lián)網(wǎng)時，下屬單位已有報表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報表中數(shù)據(jù)錄入計算機中。所以要手工輸入。

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