會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，錯(cuò)賬更正方法分為兩種：一是無痕跡修改法;另一種是有痕跡修改法。本文以用友-U8(8.61版)財(cái)務(wù)軟件中的“憑證管理”為例，進(jìn)行介紹。

一、無痕跡修改法

無痕跡修改法是指對(duì)錯(cuò)賬進(jìn)行修改后不會(huì)留下任何修改的線索和痕跡，包括即時(shí)更正法和反向更正法。

1.即時(shí)更正法。指進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件操作時(shí)在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的當(dāng)時(shí)可以立即修改，主要針對(duì)事中錯(cuò)誤：

(1)填制憑證時(shí)(尚未保存)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，將光標(biāo)定于錯(cuò)誤處直接修改。修改信息包括憑證類別、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、輔助項(xiàng)等。對(duì)輔助項(xiàng)的修改，如供應(yīng)商，需要將鼠標(biāo)指向憑證下方備注欄彈出的“供應(yīng)商”上，雙擊左鍵即可打開該輔助項(xiàng)窗口修改相關(guān)信息。

(2)憑證保存后未經(jīng)審核簽字前發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，在“填制憑證”窗口，通過“查看/查詢”按鈕或選擇“上張”、“下張”按鈕找到需要修改的憑證，將光標(biāo)定于錯(cuò)誤處直接修改即可。如果憑證錯(cuò)誤較多，也可將憑證刪除后重新填制正確憑證。操作步驟為先作廢憑證，再整理憑證。首先查詢到要?jiǎng)h除的憑證，在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”/“作廢/恢復(fù)”命令，作廢要?jiǎng)h除憑證，已作廢憑證左上角顯示“作廢”字樣。然后在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”/“整理憑證”命令，打開“選擇憑證期間”對(duì)話框。選擇要整理“月份”，單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對(duì)話框，選擇要?jiǎng)h除的作廢憑證，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將這些憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除并對(duì)剩余憑證重新排號(hào)。

(3)憑證已經(jīng)審核、簽字或者已記賬、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需要先取消結(jié)賬、記賬、審核和簽字后，再采用即時(shí)更正法對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。

注意事項(xiàng)：

①即時(shí)更正法只適用于沒有進(jìn)行審核、簽字、記賬、結(jié)賬操作的錯(cuò)誤憑證，對(duì)于已經(jīng)審核、簽字、記賬、結(jié)賬的憑證，要先采用逆向更正法取消結(jié)賬、記賬、審核和簽字。

②由其他子系統(tǒng)生成傳遞到總賬系統(tǒng)的憑證，修改錯(cuò)誤憑證時(shí)需要在生成憑證的子系統(tǒng)中進(jìn)行，在總賬中無法進(jìn)行修改。

2.反向更正法。反向更正法是指軟件后續(xù)操作中發(fā)現(xiàn)以前錯(cuò)誤后不能立即進(jìn)行更正，必須進(jìn)行反操作到出錯(cuò)環(huán)節(jié)后才能采用即時(shí)更正法進(jìn)行修改。用友-U8(8.61版)財(cái)務(wù)軟件反向操作主要有以下幾種：

(1)取消結(jié)賬。當(dāng)結(jié)賬完畢后，由于非法操作、計(jì)算機(jī)病毒或其他原因需要取消結(jié)賬時(shí)可以使用“取消結(jié)賬”功能。步驟為：執(zhí)行“期末”|“結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口，選擇要取消結(jié)賬的月份，按Ctrl+Shift+F6鍵，激活“取消結(jié)賬”功能，輸入口令，單擊“確認(rèn)”按鈕(如圖1所示)，取消結(jié)賬標(biāo)志。

(2)取消記賬。操作步驟為：在總賬初始窗口，執(zhí)行“期末”|“對(duì)賬”命令，進(jìn)入“對(duì)賬”窗口，按Ctrl+H鍵，系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活(如圖2所示)”。信息提示對(duì)話框，同時(shí)在“憑證”菜單下顯示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”菜單項(xiàng)，單擊該按鈕，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”窗口，選擇恢復(fù)方式單擊“確定”按鈕，輸入口令后再單擊“確定”按鈕即可(如圖3所示)。

(3)取消審核、取消主管簽字和取消出納簽字。這些操作只能由審核人、主管人員和出納本人進(jìn)行。這三項(xiàng)反操作的原理相同，下面以取消主管簽字為例進(jìn)行說明(見圖4)。執(zhí)行“憑證”|“主管簽字”命令，打開“主管簽字”窗口，找到需要取消主管簽字的憑證，執(zhí)行“主管”|“取消簽字”命令即可。需要的話也可以成批取消主管簽字。

注意事項(xiàng)：反向操作中的取消結(jié)賬和取消記賬只能由主管人員操作。另外，不管是手工賬還是電腦賬，對(duì)錯(cuò)誤的更正都要求留有痕跡，所以電算化環(huán)境下要盡量避免采用反向操作。

二、有痕跡修改法

有痕跡修改法是指對(duì)錯(cuò)誤的更正留下曾經(jīng)修改的痕跡和線索，包括紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法。

1.紅字沖銷法又稱紅字更正法，是指先用紅字填制一張與錯(cuò)誤憑證完全相同的憑證，然后再按照正常操作步驟填制一張正確的憑證。操作步驟為：在“填制憑證”窗口，執(zhí)行“制單”|“沖銷憑證”命令，打開“沖銷憑證”對(duì)話框，選擇“月份”、“憑證類別”，輸入“憑證號(hào)”等信息，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張紅字沖銷憑證，然后在填制憑證窗口填制一張正確的憑證。注意事項(xiàng)：

①通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。

②紅字沖銷只能針對(duì)已記賬憑證進(jìn)行。

2.補(bǔ)充登記法。適用于記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會(huì)計(jì)科目無錯(cuò)誤，但所記金額小于應(yīng)記金額的情況。操作為：在填制憑證窗口，按照所記金額小于應(yīng)記金額的差額再填制一張憑證進(jìn)行審核記賬。

三、錯(cuò)賬更正法在手工環(huán)境和會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的比較

1.電算化環(huán)境下，當(dāng)月發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤可使用無痕跡修改法和有痕跡修改法。手工環(huán)境下，本月結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤可采用紅字沖銷法、補(bǔ)充登記法和劃線更正法。本月發(fā)現(xiàn)以前月份的錯(cuò)誤，都只能采用紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法。電算化環(huán)境下無法采用劃線更正法。

2.會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，錯(cuò)賬更正主要針對(duì)錯(cuò)誤憑證，會(huì)計(jì)賬簿隨之自動(dòng)更正。手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，錯(cuò)誤更正包括對(duì)憑證和賬簿的修改。此外，會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，還可以對(duì)賬套信息、基礎(chǔ)信息設(shè)置、控制參數(shù)、總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置進(jìn)行修改，手工方式下則不存在對(duì)這些內(nèi)容的修改。

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