企業(yè)公章或合同專用章管理制度的相關(guān)規(guī)定

公司印章管理辦法

第一章 總 則

一、印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。此辦法適用于百利集團(tuán)的印章管理。本辦法未盡事宜或界定不清的呈請(qǐng)集團(tuán)總經(jīng)理或集團(tuán)董事長(zhǎng)裁決。

二、集團(tuán)董事會(huì)授權(quán)由財(cái)務(wù)部全面負(fù)責(zé)公司總部的印章(各類印章共計(jì)20枚)管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章的保管和使用。銷(xiāo)售管理部經(jīng)理處存放公司總部公章、合同章、董事長(zhǎng)簽名章各一枚，以供非正常上班時(shí)間備用，使用流程同第九條，所有單據(jù)由銷(xiāo)售管理部經(jīng)理事后轉(zhuǎn)交集團(tuán)財(cái)務(wù)部。

第二章 印章的雕刻

三、印章雕刻的申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn)：由需刻印部門(mén)負(fù)責(zé)人據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請(qǐng)，經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核，集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可雕刻。

四、印章雕刻：經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后的雕刻申請(qǐng)，統(tǒng)一由采購(gòu)部辦理。

第三章 印章的領(lǐng)取和保管

五、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。

六、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。

七、公司建立印章管理表，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在表上予以記錄。

八、印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

第四章 印章的使用

九、公司各級(jí)人員每次需使用印章須按要求填寫(xiě)印章使用單(見(jiàn)附件1)，將其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)公司有關(guān)人員審核。各類印章使用應(yīng)具備的條件及審核權(quán)限應(yīng)為：

(一)集團(tuán)總部：

1、各類行政章僅限于與之相對(duì)應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋。(業(yè)務(wù)→業(yè)務(wù)，合同→合同)

2、合同章

市場(chǎng)部所有對(duì)外行為均需蓋章。

銷(xiāo)售合同蓋章時(shí)，須有訂貨產(chǎn)品清單，且報(bào)價(jià)審核后的附件(單價(jià)、金額等)需體現(xiàn)審核過(guò)程，即要有審定人的簽名，否則不予以蓋章。

3、公章

適用于以公司名義發(fā)文情況下，經(jīng)總經(jīng)辦審核，集團(tuán)總經(jīng)理簽署，由財(cái)務(wù)指定專人蓋章(部分合同需加蓋公章情況下，公章使用權(quán)限等同合同章)。

4、私章

適用于簽發(fā)支票、文件等，須經(jīng)過(guò)其本人或其授權(quán)人確認(rèn)，方可蓋章。如合同中需使用私章，征得同意后也可辦理。

5、董事長(zhǎng)簽名章(大、小各一枚)：適用于需其簽名的文件以及對(duì)外財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表等;原則上須經(jīng)其書(shū)面確認(rèn)(使用《印章使用單》)后方可蓋章，特殊情況下可通過(guò)電話確認(rèn)(應(yīng)有記錄)，事后補(bǔ)簽單。

(二)各下屬公司：

1、各類行政章僅限于與之相對(duì)應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋(業(yè)務(wù)→業(yè)務(wù)，合同→合同，財(cái)務(wù)→財(cái)務(wù))。

2、合同章(含總部及各分公司名義合同章)的使用：銷(xiāo)售人員簽訂合同、訂購(gòu)單，須有各部門(mén)總監(jiān)的簽名方可蓋章;采購(gòu)部使用合同章經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名，基建、設(shè)備須經(jīng)董事長(zhǎng)簽名后方可蓋章。

3、章(含總部及各分公司名義的公章)的使用：公司之間各類證明文件需有各部門(mén)總監(jiān)簽名方可蓋章，投標(biāo)書(shū)的加蓋章需各分公司總經(jīng)理簽名后方可蓋章，采購(gòu)部使用公章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名，基建、設(shè)備須經(jīng)董事長(zhǎng)簽名后方可蓋章。

4、人力資源用章、行政章的使用：由人力資源部經(jīng)理簽名后蓋章。

十、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。通過(guò)審批后的銷(xiāo)售訂單遞至財(cái)務(wù)蓋章，無(wú)特殊情況一般規(guī)定五分鐘內(nèi)給予落實(shí)。

十一、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的方可蓋章。

十二、在逐級(jí)審核過(guò)程中被否決的，該文件予以退回。

十三、集團(tuán)總經(jīng)理對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。

十四、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。

十五、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù) 印章無(wú)須經(jīng)上述程序。

十六、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期進(jìn)行整理后交財(cái)務(wù)部歸檔。

十七、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫(xiě)《印章借用申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件2)，注明事項(xiàng)，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可由區(qū)域經(jīng)理級(jí)以上(含)人員攜帶使用。

十八、公章的使用決定權(quán)歸集團(tuán)總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由集團(tuán)總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。

第五章 印章的作廢和銷(xiāo)毀

十九、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。

二十、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)(見(jiàn)附件3)經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核，集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷(xiāo)毀。

第六章 責(zé) 任

二十一、印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時(shí)向公司總經(jīng)辦報(bào)告。

二十二、任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。

二十三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

第七章 附 則

二十三、本辦法解釋權(quán)歸集團(tuán)總經(jīng)辦。

綜上所述，企業(yè)公章或合同專用章管理制度都有著相關(guān)的規(guī)定以及要求，不管是哪一方面都是要按照一定的法律流程進(jìn)行，這也是讓合同受到一定的法律保護(hù)，保護(hù)雙方的權(quán)益，讓所有的交易以及工程能夠合法進(jìn)行。

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