1.委托拍賣合同，或者是委托拍賣函、人民法院的協(xié)助執(zhí)行通知書。包括委托人的有關(guān)資料、登記表、證照復(fù)印件等，標(biāo)的的保管、保險、移交等事項(xiàng)的有關(guān)資料。

2.拍賣公告。包括刊登公告的剪報或復(fù)印件，或是電視錄像、電臺廣播錄音。

3.標(biāo)的資料。包括標(biāo)的目錄，標(biāo)的有保留價的，應(yīng)有保留價確認(rèn)書，標(biāo)的要求評估或鑒定的，應(yīng)具備評估或鑒定報告;標(biāo)的需要確認(rèn)所有權(quán)或處分權(quán)的，應(yīng)具備委托人對標(biāo)的享有所有權(quán)或處分權(quán)的證明;標(biāo)的拍賣需要批準(zhǔn)的，應(yīng)具備有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件。

4.查看拍賣標(biāo)的的有關(guān)資料。包括查看人的登記資料等。

5.競買登記記錄。包括競買人姓名、競買牌號、聯(lián)系電話、身份證明復(fù)印件、競買保證金收據(jù)復(fù)印件等。如果是委托代理競買的，還應(yīng)具備委托授權(quán)書，以及委托人和代理人姓名、聯(lián)系電話、身份證明復(fù)印件等。

6.拍賣規(guī)則。根據(jù)標(biāo)的不同，還應(yīng)包括拍賣有關(guān)注意事項(xiàng)，或是拍賣人與競買人簽署的競買協(xié)議書，或是競買人簽署的競買規(guī)則確認(rèn)書等。

7.拍賣筆錄。應(yīng)包括拍賣師和記錄人的簽名，拍賣成交的，還應(yīng)包括買受人的簽名。

8.成交確認(rèn)書。應(yīng)由買受人和拍賣人簽署。

9.移交標(biāo)的的資料。應(yīng)保存標(biāo)的交割的有關(guān)書面材料，包括提貨單、產(chǎn)權(quán)變更的合同標(biāo)準(zhǔn)文本、相關(guān)證照副本復(fù)印件。標(biāo)的款及傭金付款憑證復(fù)印件。

10.流拍、中止和終止拍賣的有關(guān)資料。

二.拍賣資料的管理

1.管理方式

(1)以拍賣會為單元將拍賣的檔案內(nèi)容資料整理存檔。

(2)以檔案的各項(xiàng)內(nèi)容為單元，按照年度或月度分類存檔。

2.管理要求、'

(1)資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，查閱方便。

(2)每個企業(yè)(含分支機(jī)構(gòu))的檔案管理方式必須是兩種方式之一，不可混用。

(3)每個拍賣檔案均應(yīng)建立檔案目錄和編號。編號應(yīng)體現(xiàn)時間性或主要標(biāo)的的屬性等。

3.存檔時時間

自委托拍賣合同終止之日起計算，不得少于五年。

4.檢索

企業(yè)應(yīng)建立檔案索引。有條件的應(yīng)建立主要計算機(jī)檔案索引和主要拍賣指標(biāo)數(shù)據(jù)庫。主要拍賣數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括：檔案編號、拍賣會時間和地點(diǎn)、拍賣師姓名、標(biāo)的名稱、委托人名稱、評估價、保留價、成交價、買受人名稱和競買牌號、買方傭金額、賣方傭金額、交割日期等;暫時不具備條件的企業(yè)也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，爭取盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化