單位工作人員因公出差需借支差旅費時，應首先到財會部門領取并填寫借款單，按照借款單所列內容填寫完整，然后送所在部門的領導和有關人員審查簽字。各單位可以根據(jù)需要使用統(tǒng)一的“差旅費借款結算單”，也可以使用普通的借據(jù)或者借款憑證。財務部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款—備用金

貸：現(xiàn)金

出納員根據(jù)單位內部規(guī)定的審批權限和鮮序，對借款單和付款憑證進行審核。認為手續(xù)齊備并符合制度規(guī)定要求的即可予以支付。

二、差旅費報銷的會計處理

出差人員回到單位后應及時辦理差旅費的報銷手續(xù)。首先，出差人員到財務部門領取差旅費報銷單，如實填寫報銷單的有關內容，如出差事由，出發(fā)到達的時間、地點，乘坐的交通工具的車別、等級、金額等等，并將有關車票、船票、飛機票、住宿發(fā)票等有關原始憑證粘貼在報銷單的背后，經(jīng)所在部門和單位有關領導審查簽字后，送財務部門，財務部門有關人員應審查單據(jù)是否真實、合法，按照本單位差旅費開支管理辦法計算應報銷的交通費金額、應發(fā)給的伙食補助費、住宿費包干結余、不買臥鋪補貼等，對差旅費進行結算，編制會計憑證后交出納員具體辦理現(xiàn)金收付。

作為企業(yè)會計人員應該對差旅費的開支范圍、開支標準等進行審查并編制記賬憑證。審查的內容包括：

(1)差旅費的開支范圍一般包括交通費、住宿費、伙食補助費、郵電費、行李運費和雜費等。

①交通費是指出差人員乘坐火車、飛機、輪船以及其他交通工具所支付的各種票價、手續(xù)費及相關支出。

②住宿費是指出差人員因住宿需支付的房租及其他相關支出。

③伙食補助費是指由于出差人員在外期間伙食費用較高等原因而按一定標準發(fā)給出差人員的補貼。

④郵電費是指出差人員在出差期間因工作需要而支付的各種電話費、電報費、郵寄費等費用。

⑤行李運費是指出差人員由于工作需要而需要攜帶較多行李時支付給鐵路、民航、公路等運輸單位的行李運輸、搬運等費用。

⑥雜費是指出差人員由于工作需要支付的除上述費用以外的其他費用。

(2)開支管理方法

對于差旅費的開支可以實行不同的管理方法，各行政機關、事業(yè)單位、部隊等一般都要求實行總額包干辦法，即出差人員的住宿費、交通費、伙食補助費等實行分項計算，總額包干，調劑使用，節(jié)約獎勵，超支不補的辦法，對交通費、住宿費、伙食補助費等規(guī)定一定的包干標準，超過標準部分由出差人員自理，低于標準部分按一定比例發(fā)給出差人員作為獎勵。企業(yè)單位可以實行實報實銷辦法，也可以參照行政機關實行總額包干辦法。各單位可以根據(jù)上級主管部門和本單位的具體情況，制定本單位人員的差旅費開支管理辦法，便于本單位有關人員遵照執(zhí)行。

(3)開支標準

各單位在制定本單位的差旅費開支管理辦法時一般都規(guī)定有差旅費的開支標準。比如，出差人員出差期間可以乘坐臥鋪而不買臥鋪票的，按硬席座位票價的一定比例發(fā)給出差人員;出差伙食補助費不分途中和住勤，每人每天補助標準，一般地區(qū)20元，特殊地區(qū)30元等。出納人員應按規(guī)定對報銷單據(jù)和記賬憑證進行審核復算，如交通費、住宿費金額是否符合規(guī)定標準，伙食補助費、住宿費包干結余、不買臥鋪補貼等的計算是否正確，記賬憑證和報銷單的金額是否一致等，審核無誤后才辦理現(xiàn)金收付。對實行定額備用金的，按實際報銷金額全部用現(xiàn)金付給報銷單位或工作人員，實行非定額備用金的，將出差人員多借的現(xiàn)金收回，少借的部分補給出差人員。