編制紅字會(huì)計(jì)分錄是會(huì)計(jì)工作中的一個(gè)老問(wèn)題，本不值得探討，然而隨著現(xiàn)行企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的出臺(tái)，紅字會(huì)計(jì)分錄似乎發(fā)生了一些變化：《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則應(yīng)用指南》中有五十余處提到“做相反的會(huì)計(jì)分錄”，卻從未提到紅字會(huì)計(jì)分錄。人們不禁要問(wèn)：什么情況下編紅字分錄?什么情況下既可編紅字分錄也可編相反的藍(lán)字分錄?本文對(duì)此予以探討。

一、紅字分錄與相反分錄

1.紅字分錄。在手工會(huì)計(jì)條件下，紅字分錄是指金額用紅字書寫的會(huì)計(jì)分錄。在會(huì)計(jì)中紅字表示負(fù)數(shù)，因此在電算化條件下，紅字分錄是金額用負(fù)數(shù)表示的會(huì)計(jì)分錄。紅字分錄本質(zhì)上體現(xiàn)“從哪里來(lái)，回哪里去”的原則，以確保分錄反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，確保賬戶發(fā)生額的準(zhǔn)確。常見(jiàn)的紅字分錄有更正錯(cuò)賬的紅字分錄和沖賬的紅字分錄。

(1)更正錯(cuò)賬的紅字分錄。根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定，記賬后發(fā)現(xiàn)年內(nèi)記賬憑證所記的科目或方向有錯(cuò)時(shí)，可以采用紅字更正法進(jìn)行更正。具體做法是：先用紅字填制一張與原錯(cuò)誤憑證完全相同的記賬憑證，據(jù)以用紅字登記入賬，沖銷原有的錯(cuò)誤記錄;同時(shí)再用藍(lán)字填制一張正確的記賬憑證，這樣就把原來(lái)的差錯(cuò)更正過(guò)來(lái)了。另一種情形是，記賬后發(fā)現(xiàn)年內(nèi)記賬憑證所記科目及方向無(wú)錯(cuò)，只是金額多記了，則應(yīng)另編一張與原錯(cuò)誤憑證科目一致的記賬憑證，金額用紅字寫差額。

(2)常見(jiàn)的沖賬的紅字分錄。

①進(jìn)貨退出。先前采購(gòu)材料(或商品)取得發(fā)票，已作賬務(wù)處理，后發(fā)生進(jìn)貨退出，購(gòu)貨方根據(jù)銷貨方轉(zhuǎn)來(lái)的紅字發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)，編制沖減采購(gòu)業(yè)務(wù)的紅字分錄。

②銷售退回。年內(nèi)先前銷售商品確認(rèn)了收入，后由于某種原因年內(nèi)發(fā)生銷售退回，這種情況應(yīng)編紅字分錄沖減當(dāng)年的銷售收入。

③月初沖回上月末估價(jià)入賬的分錄。如采購(gòu)材料，材料已驗(yàn)收入庫(kù)，月末發(fā)票賬單仍未到，月末應(yīng)暫估入賬，下月初紅字沖回。

④月末分?jǐn)偛牧铣杀静町?節(jié)約差)。采用計(jì)劃成本進(jìn)行材料日常核算的企業(yè)，月末應(yīng)計(jì)算發(fā)出材料應(yīng)承擔(dān)的材料成本差異，編分?jǐn)偛牧铣杀静町惖姆咒洠汗?jié)約差用紅字借記“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”等科目，貸記“材料成本差異”科目。

2.相反分錄。相反會(huì)計(jì)分錄是與原分錄借貸方向相反的會(huì)計(jì)分錄。通常用于全部沖減或部分沖減原會(huì)計(jì)分錄的金額。

例如，企業(yè)2月份購(gòu)進(jìn)乙材料1000千克，取得的增值稅專用發(fā)票上注明價(jià)款5000元，增值稅850元。材料已驗(yàn)收入庫(kù)，款項(xiàng)未付。其會(huì)計(jì)分錄為：借：原材料——乙材料5000，借：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)850，貸：應(yīng)付賬款5850。3月份因上述材料存在質(zhì)量問(wèn)題而將其部分退回，退回價(jià)款1000元和增值稅170元，已收到對(duì)方開(kāi)具的紅字增值稅專用發(fā)票，編相反會(huì)計(jì)分錄如下：借：應(yīng)付賬款1170，貸：原材料——乙材料1000，貸：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)170;如編紅字分錄，則為：借：原材料——乙材料1000(紅字)，借：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)170(紅字)，貸：應(yīng)付賬款1170(紅字)。

顯然，紅字分錄和相反分錄是沖原分錄的兩種方法。各有優(yōu)缺點(diǎn)：紅字分錄可以反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，確保賬戶發(fā)生額的準(zhǔn)確，但有時(shí)核算不夠簡(jiǎn)化;相反分錄影響相關(guān)賬戶發(fā)生額的準(zhǔn)確性，不能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，但有時(shí)能簡(jiǎn)化核算。

二、現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則下紅字分錄的處理

紅字分錄和相反分錄，雖然對(duì)賬戶余額沒(méi)有影響，但對(duì)賬戶發(fā)生額有影響。筆者認(rèn)為，紅字分錄更正錯(cuò)賬和沖賬涉及賬戶的發(fā)生額有特殊意義時(shí)，應(yīng)編紅字分錄;反之，紅字分錄更正錯(cuò)賬和沖賬涉及賬戶的發(fā)生額沒(méi)有特殊意義時(shí)，既可編紅字分錄，也可編相反分錄。

那么，如何判斷賬戶發(fā)生額有無(wú)特殊意義呢?可以從以下四個(gè)方面進(jìn)行：一看對(duì)編制會(huì)計(jì)報(bào)表是否有意義，如編制利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表;二看對(duì)填納稅申報(bào)表是否有意義，如增值稅納稅申報(bào)表的填報(bào);三看對(duì)填報(bào)職工工資薪酬報(bào)表是否有意義;四看對(duì)單位內(nèi)部管理是否有意義，如員工業(yè)績(jī)考核。

具體到賬戶：

①不需要考慮發(fā)生額(發(fā)生額意義不大)的賬戶一般有實(shí)賬戶(資產(chǎn)負(fù)債表賬戶)：資產(chǎn)類賬戶、負(fù)債類賬戶(“應(yīng)交稅費(fèi)”和“應(yīng)付職工薪酬”賬戶除外)、所有者權(quán)益類賬戶、成本類賬戶，這些賬戶關(guān)鍵是余額準(zhǔn)確(以利于編制資產(chǎn)負(fù)債表)，因此紅字分錄更正錯(cuò)賬和沖賬涉及這些賬戶時(shí)，編紅字分錄或相反分錄可不講究，即既可編紅字分錄，也可編相反的藍(lán)字分錄。

②需要考慮發(fā)生額(發(fā)生額有特殊意義)的賬戶一般是虛賬戶(利潤(rùn)表賬戶)，如收入類賬戶、費(fèi)用類賬戶，這些賬戶的發(fā)生額是準(zhǔn)確編制利潤(rùn)表的基礎(chǔ)，紅字分錄更正錯(cuò)賬和沖賬涉及這些賬戶時(shí)應(yīng)編紅字分錄，而不宜編相反藍(lán)字分錄。

1.適合編制紅字分錄的常見(jiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。如果企業(yè)需要通過(guò)“材料采購(gòu)”賬戶來(lái)準(zhǔn)確反映采購(gòu)業(yè)績(jī)，則進(jìn)貨退出應(yīng)編制紅字分錄。

對(duì)于銷售退回，應(yīng)編紅字分錄。因涉及損益類賬戶(如主營(yíng)業(yè)務(wù)收入)發(fā)生額，紅字銷售分錄更好：便于編制利潤(rùn)表，便于準(zhǔn)確考核銷售業(yè)績(jī)，便于利用審計(jì)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，便于增值稅納稅申報(bào)表的填列。

職工薪酬多結(jié)算的沖銷、多計(jì)提的沖銷，編紅字分錄更好，以便準(zhǔn)確反映“應(yīng)付職工薪酬”賬戶的發(fā)生額，以利于填報(bào)職工薪酬報(bào)表。

2.既可編紅字分錄也可編相反分錄的常見(jiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)用的原材料退庫(kù)，既可紅字借記“生產(chǎn)成本”等科目，貸記“原材料”科目，也可編藍(lán)字相反分錄，因?yàn)椤霸牧稀辟~戶發(fā)生額沒(méi)有特殊意義，貸記“生產(chǎn)成本”等科目可用紅字登賬登記借方。

工程物資退庫(kù)，既可紅字借記“在建工程”科目，貸記“工程物資”科目，也可編藍(lán)字相反分錄，因?yàn)椤霸诮üこ獭笨颇亢汀肮こ涛镔Y”科目發(fā)生額沒(méi)有特殊意義。

月初沖回上月末估價(jià)入賬的業(yè)務(wù)，既可紅字借記“原材料”、“周轉(zhuǎn)材料”等科目，貸記“應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付賬款”科目，也可編藍(lán)字相反分錄，因?yàn)椤霸牧稀?、“周轉(zhuǎn)材料”、“應(yīng)付賬款”賬戶發(fā)生額沒(méi)有特殊意義。

購(gòu)入物資發(fā)生退貨，如果不需要準(zhǔn)確考核采購(gòu)人員采購(gòu)業(yè)績(jī)，既可編紅字分錄，也可編藍(lán)字相反分錄。

月末分?jǐn)偛牧铣杀静町?節(jié)約差異)業(yè)務(wù)，既可紅字借記“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”等科目，貸記“材料成本差異”科目，也可編藍(lán)字相反分錄，因?yàn)檫@些賬戶發(fā)生額沒(méi)有特殊意義。

值得注意的是：從以上分析可以看出，會(huì)計(jì)分錄中如果不使用紅字分錄，將影響會(huì)計(jì)報(bào)表的正確編制，也將影響《會(huì)計(jì)學(xué)原理》中“總賬賬戶發(fā)生額等于其所屬明細(xì)賬戶發(fā)生額之和”公式的成立。