（1） 系統(tǒng)的

財政部制定的《各行業(yè)會計制度》系統(tǒng)地給出了總帳科目和少量二級科目的名稱和代碼。設置總賬科目編碼時，必須符合財務部門制定的會計制度的有關規(guī)定。除會計制度規(guī)定外，可根據(jù)上級和本單位的管理要求設置詳細的科目代碼，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

（2）一個意思是

為了確保每個代碼對應一個帳戶，不允許重復的帳戶代碼或同名的帳戶。但是，如果同一名稱的明細科目屬于不同的上級科目，則系統(tǒng)可以接受該明細科目，而不是將其視為同名科目。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，編碼應簡潔明了，位數(shù)越短越好。不僅便于記憶，而且可以提高憑證的錄入速度。

（4）可擴展性

會計科目體系設置后，其編碼結構不能改變。修改結構只能通過重新建賬來實現(xiàn)，重新建賬將丟失所有錄入的初始化數(shù)據(jù)和錄入的憑證數(shù)據(jù)。因此，在設計代碼時，我們必須充分考慮各個方面的要求。總賬科目的代碼長度由所選會計制度決定，一般為3-4位。某一級別明細科目的代碼長度通常由上級科目中包含的最大明細科目數(shù)決定。以二級明細科目為例，總賬科目為其上級科目，銀行存款、應收賬款、銷售收入、管理費用等總賬科目為二級明細科目：銀行存款通常以開戶銀行、賬號為明細科目，最少23人，最多20或30人。銷售收入、管理費用等科目的二級明細科目數(shù)一般不超過99個。兩位編碼應能滿足以后增加同級科目的需要，而應收賬款和其他往來賬款通常由客戶或單位設置，不同單位的輔助賬款數(shù)量相差很大，從幾十到幾百不等。兩位數(shù)的碼長很難滿足要求，需要增加到三位數(shù)甚至更長。因為同級科目必須使用相同長度的科目代碼，所以其他總賬科目下的二級科目也需要使用三位數(shù)或更長的科目代碼。如果設置的段碼數(shù)較長，而大多數(shù)上級科目中包含的明細科目數(shù)較少，則會影響其他科目的憑證錄入速度，這與簡單性相矛盾。

要解決這一矛盾，可以先對明細賬進行分類，再根據(jù)分類設置輔助賬，再設置下級明細賬。例如在應收賬款總賬科目下，先按客戶所在地區(qū)設置二級明細科目，再按客戶名稱設置三級明細科目。一個更理想的解決方案是應用客戶會計，這通常是由當前的商業(yè)會計軟件提供的。由于輔助核算中的項目編碼完全獨立于科目編碼，因此它有自己的系統(tǒng)。物料編碼只與其關聯(lián)的應收賬款、其他往來款等科目相關，不影響其他科目的編碼設置。它與帳戶代碼的位數(shù)無關，因此很容易擴展。如果選擇了輔助核算功能，則在設置科目編碼后需要設置輔助項編碼和名稱。如果本單位的會計業(yè)務，特別是貨幣基金業(yè)務涉及外幣，在建立會計制度時也應考慮外幣。會計軟件提供多幣種核算功能。系統(tǒng)初始化時必須將外幣數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，包括外幣代碼、外幣名稱、與基礎貨幣的匯率等。

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