1、 摘要必須全面、準(zhǔn)確地描述所記錄的交易項(xiàng)目。摘要中反映的會(huì)計(jì)科目應(yīng)詳細(xì)、全面：如報(bào)銷憑證，摘要中應(yīng)寫明誰(shuí)負(fù)責(zé)報(bào)銷，什么時(shí)候用什么科目，費(fèi)用的性質(zhì)。如“張三報(bào)銷4月份旅游交通費(fèi)”、“李四報(bào)銷某公司業(yè)務(wù)人員招待費(fèi)”。抽象語(yǔ)言要嚴(yán)格規(guī)范：報(bào)銷人要寫下實(shí)際報(bào)銷人（即真正花錢的人，而不是代領(lǐng)導(dǎo)辦理報(bào)銷手續(xù)的人——比如領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)代為辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)）領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)際報(bào)銷人是領(lǐng)導(dǎo)本人）。此外，會(huì)計(jì)憑證中應(yīng)使用全名，而不是職位（例如，“李”不應(yīng)使用）-總經(jīng)理、王經(jīng)理等。

以此類推，應(yīng)盡量使用有聯(lián)系人的公司的全稱，不應(yīng)使用地名代替當(dāng)?shù)氐淖庸?、代理商、供?yīng)商或客戶。債權(quán)債務(wù)確認(rèn)時(shí)，必須使用對(duì)方全稱或全稱，以防出現(xiàn)多個(gè)類似名稱時(shí)混淆。

3。摘要應(yīng)盡可能反映會(huì)計(jì)人員確認(rèn)或估計(jì)交易的想法，特別是調(diào)整憑證：如攤銷費(fèi)用的補(bǔ)充計(jì)提，除制作能反映攤銷費(fèi)用補(bǔ)充計(jì)提全過(guò)程的附件外，在錄入憑證匯總表時(shí)，應(yīng)說(shuō)明補(bǔ)提的主要原因和補(bǔ)提的期間。如“因遲遲未簽訂租賃合同，補(bǔ)足2012年1月租金攤銷”、“因預(yù)計(jì)金額低于實(shí)際金額，補(bǔ)足2013年6月至8月辦公裝修費(fèi)用攤銷”、“因攤銷期限由3年改為2年，補(bǔ)足攤銷2013年1月至6月的轉(zhuǎn)賬費(fèi)用已補(bǔ)足”。第二，在會(huì)計(jì)憑證中使用借貸科目數(shù)。會(huì)計(jì)人員在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)，往往利用時(shí)間上的便利，加快會(huì)計(jì)憑證的錄入速度，采取一張憑證多借多出的方式。應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1。允許多借或多借，但不得多借。

這里的借方和貸方賬戶是指“末級(jí)賬戶”“一貸多貸”或“一貸多貸”是指借方或貸方只允許有一個(gè)“末級(jí)科目”（不限于一行分錄），“多貸”是指借方或貸方可以出現(xiàn)多個(gè)“末級(jí)科目”。例如，以下會(huì)計(jì)分錄屬于“再借一筆”科目：

借：管理費(fèi)-城市交通費(fèi)100

借：庫(kù)存現(xiàn)金100

借：銷售費(fèi)-業(yè)務(wù)招待費(fèi)200

借：庫(kù)存現(xiàn)金200

以上分錄記錄兩個(gè)報(bào)銷業(yè)務(wù)，兩個(gè)借方科目，一個(gè)貸方科目，可以作為會(huì)計(jì)憑證。如果上述業(yè)務(wù)由同一人報(bào)銷，也可以合并貸方賬戶：

借方：管理費(fèi)-城市交通費(fèi)100

借方：銷售費(fèi)-業(yè)務(wù)招待費(fèi)200

貸方：庫(kù)存現(xiàn)金300

一般來(lái)說(shuō)，在處理不同性質(zhì)的交易，最好錄入憑證分錄，且一借一貸的金額應(yīng)一致，即使只有一個(gè)借方或貸方賬戶，也不合并；現(xiàn)金和銀行憑證分錄不合并。例如，下列銀行收款憑證屬于“一貸多貸”，借方賬戶不應(yīng)合并，與銀行對(duì)賬單保持相同的流量：

借方：銀行存款-1088賬戶200

貸方：應(yīng)收賬款-a客戶200

借方：銀行存款-1088賬戶500

例如，在同一張憑證中不允許下列分錄：

借方：庫(kù)存商品200

貸方：生產(chǎn)成本200

借方：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本200

貸方：庫(kù)存商品200

借方：其他應(yīng)收款-張三200

貸方：庫(kù)存現(xiàn)金200

借方：其他應(yīng)收款-張三200

多借貸方憑證，查詢明細(xì)賬時(shí)會(huì)造成“對(duì)方科目”混淆，不利于會(huì)計(jì)核算正確使用明細(xì)賬。當(dāng)借方和貸方都有多個(gè)末級(jí)科目時(shí)，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)無(wú)法區(qū)分它們之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)只將第一個(gè)末級(jí)科目識(shí)別為對(duì)方科目。例如，在上面的示例中，生產(chǎn)成本被轉(zhuǎn)移到庫(kù)存商品，然后轉(zhuǎn)移到主營(yíng)業(yè)務(wù)成本。主營(yíng)業(yè)務(wù)成本的對(duì)方科目應(yīng)該是存貨，但如果是憑證處理，查詢明細(xì)賬時(shí)，對(duì)方科目變成生產(chǎn)成本（因?yàn)樯a(chǎn)成本先出現(xiàn)）；存貨的對(duì)方科目也是生產(chǎn)成本。在這種情況下，生產(chǎn)成本會(huì)被反復(fù)計(jì)算，造成審核錯(cuò)誤。

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